PAGE關(guān)于學(xué)校檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及全體教職工、學(xué)生借閱學(xué)校檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.方便檔案的合理利用，提高檔案的使用效率。二、檔案借閱的范圍與條件（一）可借閱檔案的范圍1.與借閱人工作、學(xué)習(xí)、研究等相關(guān)的檔案資料。2.經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，為特定目的可借閱的其他檔案。（二）借閱條件1.本校教職工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及期限，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要借閱檔案，應(yīng)由本人提出申請(qǐng)，經(jīng)指導(dǎo)教師簽字同意，所在學(xué)院審核后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.校外單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱學(xué)校檔案，須持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱檔案范圍及期限，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱的流程（一）申請(qǐng)借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（二）審批1.本校教職工的借閱申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交檔案管理部門。2.本校學(xué)生的借閱申請(qǐng)，經(jīng)指導(dǎo)教師和所在學(xué)院審核簽字后，交檔案管理部門。3.校外單位或個(gè)人的借閱申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)入下一步流程。（三）借閱登記檔案管理部門對(duì)審批通過的借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（四）檔案交付借閱人憑《檔案借閱申請(qǐng)表》和有效身份證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。四、檔案借閱的期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案、珍貴檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。五、檔案借閱的要求與限制（一）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注無關(guān)內(nèi)容。3.借閱人如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱限制1.涉及學(xué)校機(jī)密、絕密的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在整理、鑒定、銷毀過程中的檔案，一般不予借閱。特殊情況需借閱的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案原件原則上不借出檔案室，確因工作需要借出的，須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案借閱活動(dòng)符合本制度的規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請(qǐng)、審批手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檢查借閱期限是否符合規(guī)定，是否按時(shí)歸還檔案。3.檢查檔案的保管情況，是否有損壞、丟失等情況。4.檢查檔案的使用情況，是否有違規(guī)使用檔案的行為。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定借閱檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并要求借閱人限期整改。2.對(duì)于造成檔案損壞、丟失、泄密等嚴(yán)重后果的，學(xué)校將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、檔案借閱的信息化管理（一）建立檔案借閱信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案借閱信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。（二）信息錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案借閱的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息查詢與利用借閱人可通過檔案借閱信息系統(tǒng)查詢本人的借閱記錄和檔案狀態(tài)。檔案管理部門也可利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。八、附則（一）