PAGE建設(shè)工程檔案登記制度一、總則（一）目的為加強建設(shè)工程檔案管理，確保建設(shè)工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本建設(shè)工程檔案登記制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所承擔(dān)的各類建設(shè)工程項目，包括新建、改建、擴建、裝修等工程。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及建設(shè)工程檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則建設(shè)工程檔案管理工作由公司/組織統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門、各項目根據(jù)職責(zé)分工分級負責(zé)建設(shè)工程檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.同步管理原則建設(shè)工程檔案管理與工程建設(shè)同步進行，從項目策劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)，都應(yīng)確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確收集。3.真實性、完整性、準(zhǔn)確性原則建設(shè)工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。二、檔案登記管理職責(zé)（一）公司/組織檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善建設(shè)工程檔案登記制度，并組織實施。2.對各部門、各項目的建設(shè)工程檔案登記工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負責(zé)建設(shè)工程檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用各類建設(shè)工程檔案。4.組織對建設(shè)工程檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）項目建設(shè)單位職責(zé)1.負責(zé)本項目建設(shè)工程檔案登記工作的具體組織實施，明確專人負責(zé)檔案登記工作。2.督促各參建單位做好建設(shè)工程檔案的收集、整理工作，并對其檔案工作進行監(jiān)督檢查。3.及時向公司/組織檔案管理部門移交本項目的建設(shè)工程檔案。（三）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位職責(zé)1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本制度的要求，負責(zé)本單位承擔(dān)工作范圍內(nèi)建設(shè)工程檔案的收集、整理和歸檔工作。2.建立健全本單位的建設(shè)工程檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進行。3.在工程竣工驗收前，將本單位形成的建設(shè)工程檔案整理成冊，向項目建設(shè)單位移交。三、檔案登記內(nèi)容與要求（一）項目基本信息登記1.項目名稱、地點、規(guī)模、投資額等。2.項目建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)參建單位信息。3.項目立項批準(zhǔn)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。（二）工程建設(shè)過程檔案登記1.勘察文件：包括工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件及變更文件等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程變更文件：包括設(shè)計變更、工程洽商記錄等，應(yīng)詳細記錄變更原因、內(nèi)容、審批情況等。6.工程進度文件：工程進度計劃、進度報表等。7.工程安全與文明施工文件：安全管理制度、安全檢查記錄、文明施工措施及記錄等。（三）竣工驗收檔案登記1.竣工驗收備案表、竣工驗收報告等。2.工程質(zhì)量保修書。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。（四）登記要求1.檔案登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，隨工程建設(shè)進度同步進行。2.檔案內(nèi)容應(yīng)真實、完整，字跡清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案應(yīng)分類整理，編制目錄，便于查找和利用。四、檔案登記程序（一）項目啟動階段項目建設(shè)單位在項目立項后，應(yīng)及時向公司/組織檔案管理部門提交項目基本信息登記表，辦理建設(shè)工程檔案登記手續(xù)。檔案管理部門對登記表進行審核，符合要求的予以登記，并發(fā)放建設(shè)工程檔案登記編號。（二）工程建設(shè)過程中1.各參建單位應(yīng)按照檔案登記內(nèi)容與要求，定期整理本單位形成的建設(shè)工程檔案，并向項目建設(shè)單位移交。2.項目建設(shè)單位負責(zé)對各參建單位移交的檔案進行審核，審核合格的檔案應(yīng)及時登記，并編制檔案目錄。3.對于工程變更文件，項目建設(shè)單位應(yīng)在變更事項發(fā)生后及時組織相關(guān)單位進行審核，并將變更文件及審核意見一并登記。（三）竣工驗收階段1.工程竣工驗收前，項目建設(shè)單位應(yīng)組織各參建單位對建設(shè)工程檔案進行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后，項目建設(shè)單位應(yīng)向公司/組織檔案管理部門提交建設(shè)工程檔案驗收申請。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員對建設(shè)工程檔案進行正式驗收。驗收合格的，出具建設(shè)工程檔案驗收意見書；驗收不合格的，責(zé)令項目建設(shè)單位及相關(guān)參建單位限期整改，重新組織驗收。3.工程竣工驗收合格后，項目建設(shè)單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將建設(shè)工程檔案移交公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門對移交的檔案進行核對、接收，并辦理交接手續(xù)。五、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循建設(shè)工程文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照建設(shè)工程檔案的類別和形成階段，進行分類整理。2.每一類檔案應(yīng)按照文件的時間順序、重要程度等進行排列，并編制頁碼。3.對于圖紙類檔案，應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋竣工圖章。（三）歸檔要求1.歸檔的建設(shè)工程檔案應(yīng)齊全、完整，符合檔案整理要求。2.檔案應(yīng)裝訂成冊，采用耐久性強的書寫材料和裝訂方式。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、頁號等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。六、檔案保管與利用（一）保管期限建設(shè)工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案：反映建設(shè)工程基本面貌，對工程質(zhì)量、安全、使用等有重大影響的文件材料，如工程竣工驗收備案表、工程竣工圖等。2.長期保存的檔案：工程建設(shè)過程中形成的重要文件材料，如工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等，保管期限為50年。3.短期保存的檔案：工程建設(shè)過程中形成的一般性文件材料，保管期限為20年。（二）保管要求1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照保管期限和類別進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）利用規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期組織對已超過保管期限的建設(shè)工程檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。2.對于涉及工程質(zhì)量、安全、產(chǎn)權(quán)等重要事項的檔案，應(yīng)永久保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，列出檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織檔案管理部門負責(zé)對各部門、各項目的建設(shè)工程檔案登記、整理、歸檔等工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案登記制度的執(zhí)行情況，包括檔案登記的及時性、準(zhǔn)確性等。2.檔案整理與歸檔質(zhì)量，是否符合檔案整理要求和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案保管與利用情況，檔案保管設(shè)施是否完善，檔案利用是否規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的建設(shè)工程檔案檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分項目的建設(shè)工程檔案進行不定期抽查。（四）結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)