PAGE檔案開(kāi)放利用規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的開(kāi)放利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案信息的安全與合法使用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案開(kāi)放利用的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于檔案管理部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案開(kāi)放利用工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.安全保密原則在檔案開(kāi)放利用過(guò)程中，始終將檔案信息安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織發(fā)展、滿足業(yè)務(wù)需求為宗旨，積極推進(jìn)檔案開(kāi)放利用，提高檔案資源的使用效率。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案開(kāi)放利用流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序開(kāi)展。二、檔案開(kāi)放利用的范圍與條件（一）開(kāi)放利用范圍1.已過(guò)保密期限且不涉及敏感信息的檔案對(duì)于已達(dá)到國(guó)家規(guī)定保密期限或本公司/組織確定的保密期限，且不包含敏感信息的檔案，可納入開(kāi)放利用范圍。2.與公司/組織業(yè)務(wù)開(kāi)展相關(guān)的一般性檔案如日常業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、工作記錄等，在確保安全保密的前提下，可根據(jù)需要向相關(guān)部門(mén)或人員開(kāi)放利用。3.法律法規(guī)允許公開(kāi)的檔案按照國(guó)家法律法規(guī)要求，應(yīng)當(dāng)公開(kāi)或可以公開(kāi)的檔案，本公司/組織將依法進(jìn)行開(kāi)放利用。（二）開(kāi)放利用條件1.申請(qǐng)主體資格申請(qǐng)開(kāi)放利用檔案的主體必須是與檔案利用目的直接相關(guān)的本公司/組織內(nèi)部部門(mén)、人員，或具有合法手續(xù)的外部單位及個(gè)人。2.明確利用目的申請(qǐng)人需明確說(shuō)明檔案利用的目的、用途，確保檔案利用符合規(guī)定且不會(huì)對(duì)檔案安全造成威脅。3.必要的審批手續(xù)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，履行相應(yīng)的審批程序，獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案開(kāi)放利用。三、檔案開(kāi)放利用的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫(xiě)申請(qǐng)表申請(qǐng)人需填寫(xiě)《檔案開(kāi)放利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)利用檔案的名稱、數(shù)量、利用目的、利用時(shí)間、利用方式等信息。2.提交申請(qǐng)材料將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料一并提交至檔案管理部門(mén)。證明材料包括但不限于單位介紹信、個(gè)人身份證明、利用目的相關(guān)說(shuō)明文件等。（二）審批流程1.初審檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，首先對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)主體資格、申請(qǐng)材料完整性、利用目的合理性等。如初審?fù)ㄟ^(guò)，將申請(qǐng)材料轉(zhuǎn)至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.業(yè)務(wù)部門(mén)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)檔案內(nèi)容及自身業(yè)務(wù)情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)為檔案利用是否會(huì)對(duì)本部門(mén)工作、公司/組織利益或檔案安全造成影響。如審核通過(guò)，業(yè)務(wù)部門(mén)簽署意見(jiàn)后將申請(qǐng)材料返回檔案管理部門(mén)。3.終審檔案管理部門(mén)綜合初審和業(yè)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)，進(jìn)行終審。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。終審?fù)ㄟ^(guò)后，檔案管理部門(mén)向申請(qǐng)人出具《檔案開(kāi)放利用審批通知書(shū)》。（三）審批期限檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到完整申請(qǐng)材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初審，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，終審應(yīng)在收到審核意見(jiàn)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成（特殊情況除外）。對(duì)于緊急申請(qǐng)，應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。四、檔案開(kāi)放利用的方式與限制（一）利用方式1.查閱申請(qǐng)人可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，遵守查閱場(chǎng)所的相關(guān)規(guī)定。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的情況，經(jīng)審批后，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)借出檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復(fù)制根據(jù)申請(qǐng)人需求，檔案管理部門(mén)可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明與原件核對(duì)無(wú)誤。（二）利用限制1.密級(jí)限制涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等密級(jí)檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)及本公司/組織保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得開(kāi)放利用。2.數(shù)量限制根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需求，對(duì)每次開(kāi)放利用的檔案數(shù)量進(jìn)行合理限制。如需大量利用檔案，應(yīng)分批次申請(qǐng)。3.利用場(chǎng)所限制一般情況下，檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行。特殊情況需在其他場(chǎng)所查閱的，應(yīng)提前報(bào)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保密措施。五、檔案開(kāi)放利用的安全與保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員培訓(xùn)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉檔案開(kāi)放利用流程及安全保密規(guī)定。2.利用人員教育對(duì)申請(qǐng)開(kāi)放利用檔案的人員進(jìn)行安全保密教育，告知其在利用過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)，以及違反安全保密規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。（二）場(chǎng)所管理1.查閱場(chǎng)所安全檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備完善、門(mén)窗防護(hù)良好等，確保檔案查閱過(guò)程的安全。2.借閱檔案保管借閱人應(yīng)將借出檔案存放在安全可靠的地方，避免檔案受到損壞、丟失或泄露。如發(fā)生檔案丟失或損壞情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）技術(shù)措施1.檔案數(shù)字化管理積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和利用。在數(shù)字化過(guò)程中，采取加密、備份等技術(shù)措施，確保檔案信息安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)涉及檔案開(kāi)放利用的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制。（四）監(jiān)督檢查1.定期檢查檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案開(kāi)放利用工作進(jìn)行檢查，包括申請(qǐng)審批手續(xù)、利用過(guò)程、安全保密措施執(zhí)行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并整改。2.不定期抽查公司/組織內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門(mén)不定期對(duì)檔案開(kāi)放利用工作進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為嚴(yán)肅處理。六、檔案開(kāi)放利用的服務(wù)與反饋（一）服務(wù)內(nèi)容1.咨詢解答檔案管理部門(mén)設(shè)立咨詢服務(wù)電話或郵箱，為申請(qǐng)人提供檔案開(kāi)放利用相關(guān)政策法規(guī)、流程等方面的咨詢解答服務(wù)。2.協(xié)助利用在申請(qǐng)人進(jìn)行檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保利用工作順利進(jìn)行。（二）反饋機(jī)制1.申請(qǐng)人反饋申請(qǐng)人在檔案開(kāi)放利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有任何意見(jiàn)建議，可及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待申請(qǐng)人反饋，及時(shí)處理并給予答復(fù)。2.利用效果跟蹤檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案開(kāi)放利用效果進(jìn)行跟蹤，了解檔案在公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、決策支持等方面的作用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案開(kāi)放利用工作。七、檔案開(kāi)放利用的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用檔案未按照規(guī)定履行申請(qǐng)審批手續(xù)，私自查閱、借閱或復(fù)制檔案。2.違反利用限制規(guī)定超出檔案開(kāi)放利用的范圍、條件、方式或限制進(jìn)行利用，如泄露密級(jí)檔案、超量借閱檔案等。3.損壞或丟失檔案在檔案利用過(guò)程中，因保管不善、故意損壞等原因?qū)е聶n案丟失、損壞或信息泄露。4.違規(guī)傳播檔案信息將檔案信息用于非規(guī)定目的，通過(guò)各種渠道違規(guī)傳播檔案內(nèi)容。（二）處理措施1.警告對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.罰款根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重程度，對(duì)違規(guī)人員處以一定金額的罰款，罰款金額根據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.賠償損失對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或公司/組織利益受損的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定。4.紀(jì)律處分對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重、造成惡劣影響的違規(guī)行為，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如辭退、解除勞動(dòng)合同等。5.法律責(zé)