PAGE仲裁調(diào)解檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織仲裁調(diào)解檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在仲裁調(diào)解活動中形成的各類檔案，包括但不限于仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、調(diào)解書等相關文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：仲裁調(diào)解檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案管理人員應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映仲裁調(diào)解活動的全過程。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善仲裁調(diào)解檔案管理制度，并組織實施。2.接收、收集、整理、歸檔仲裁調(diào)解活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立檔案管理臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行詳細記錄。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀。6.為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門在仲裁調(diào)解活動中形成檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案進行分類整理，確保檔案材料的規(guī)范、有序。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，及時準確地查找和提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.仲裁調(diào)解過程中形成的各類文件、文書，如仲裁申請書、答辯書、證據(jù)清單及證據(jù)材料、代理詞、調(diào)解申請書、調(diào)解方案、調(diào)解筆錄、調(diào)解協(xié)議等。2.與仲裁調(diào)解相關的會議記錄、紀要、往來信函、傳真、電子郵件等。3.仲裁機構或調(diào)解組織出具的仲裁裁決書、調(diào)解書、決定書等法律文書。4.其他與仲裁調(diào)解活動有關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在仲裁調(diào)解活動結束后[X]個工作日內(nèi)，將相關檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應真實、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案材料，應同時收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照仲裁調(diào)解的案件類別、時間順序等進行分類，確保同一類檔案集中存放。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙張較多的檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保存。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，按照編號順序排列；電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。2.對檔案進行定期盤點，核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等，確保賬實相符。（三）保管期限1.仲裁調(diào)解檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案包括仲裁裁決書、調(diào)解書等具有重要法律意義和歷史價值的文件。長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料等反映仲裁調(diào)解過程的重要文件。短期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性的往來信函、會議記錄等。2.保管期限從檔案形成之日起計算，期滿后按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。五、檔案利用（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱仲裁調(diào)解檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人應在指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱仲裁調(diào)解檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門。（三）檔案利用的限制1.在仲裁調(diào)解案件未終結前，與案件相關的檔案材料原則上不得對外提供查閱或借閱，確需提供的，應經(jīng)公司/組織負責人批準，并按照相關法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。2.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的仲裁調(diào)解檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門代表及相關專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定意見應形成書面報告，經(jīng)公司/組織負責人批準后存檔。（二）銷毀1.對確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)公司/組織負責人批準后，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。2.銷毀檔案應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，監(jiān)銷人應在記錄上簽字確認。3.嚴禁將應銷毀的檔案出售或轉送其他單位或個人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的仲裁調(diào)解檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對仲裁調(diào)解檔案進行全面的數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.掃描后的電子文檔應進行格式轉換和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的分類存儲和檢索。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等，實現(xiàn)對借閱檔案的全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全保密功能：設置用戶權限管理，不同用戶只能訪問和操作其權限范圍內(nèi)的檔案信息；采用數(shù)據(jù)加密、備份等技術手段，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)