PAGE大學(xué)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護(hù)學(xué)校正常的教學(xué)、科研和管理秩序，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和消除各類安全隱患，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督檢查，做到防患于未然。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案安全管理工作，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則明確各部門、各單位在檔案安全管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理、責(zé)任到人。二、檔案安全管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案安全管理工作，制定檔案安全管理工作方針、政策和規(guī)劃。2.定期研究解決檔案安全管理工作中的重大問題，協(xié)調(diào)各部門、各單位之間的工作關(guān)系。3.監(jiān)督檢查檔案安全管理工作的落實(shí)情況，對(duì)違反檔案安全管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)制度，制定檔案安全管理工作細(xì)則和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整與安全。3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體人員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的調(diào)查處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。（三）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好本部門、本單位檔案的安全保管和利用工作。3.加強(qiáng)對(duì)本部門、本單位人員的檔案安全宣傳教育，督促其遵守檔案安全管理制度。4.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案安全檢查和事故處理工作。（四）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案工作安全有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、編目、上架等工作，保證檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記、催還和保密工作，防止檔案信息泄露。5.定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，并符合國家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和檔案保管要求。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，做到布局合理，便于管理。4.檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和存取檔案。檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)明確，不得隨意堆放。（二）檔案整理與裝訂1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，不得使用金屬物裝訂，確保檔案的完整性和耐久性。3.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，不得在整理現(xiàn)場(chǎng)長期堆放。（三）檔案保管與保護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案的防蟲防鼠工作，定期投放防蟲藥品，檢查防鼠設(shè)施，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、污垢等對(duì)檔案造成損害。（四）檔案搬運(yùn)與運(yùn)輸1.檔案搬運(yùn)應(yīng)輕拿輕放，避免碰撞和擠壓，防止檔案受損。2.運(yùn)輸檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如包裝、遮蓋等，確保檔案安全。3.嚴(yán)禁將檔案與易燃、易爆、有毒等物品混裝運(yùn)輸。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與管理1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問控制等功能。2.建立健全檔案信息系統(tǒng)管理制度，明確系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、審核員等人員的職責(zé)，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止信息泄露和被篡改。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問范圍。（二）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.發(fā)生檔案信息系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)數(shù)據(jù)恢復(fù)程序，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案信息保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。3.檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，不得擅自泄露檔案信息。4.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱、借閱場(chǎng)所的管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案信息安全。（四）檔案信息利用管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，凡查閱、借閱檔案，必須履行審批手續(xù)，填寫查閱、借閱登記表。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得讓查閱、借閱人員單獨(dú)接觸檔案。4.查閱、借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃批注。5.對(duì)涉及重要信息的檔案利用，應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案信息的安全。五、檔案安全應(yīng)急管理（一）應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立學(xué)校檔案安全應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急演練，協(xié)調(diào)解決應(yīng)急處置中的重大問題。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施檔案安全應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、保障措施等內(nèi)容。2.定期組織開展檔案安全應(yīng)急演練，演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、信息泄露等事故的應(yīng)急處置，提高應(yīng)急處置能力。3.根據(jù)演練情況，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)組織人員搶救檔案，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，做好事故記錄，并向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況。3.配合有關(guān)部門進(jìn)行事故調(diào)查處理，查明事故原因，分清責(zé)任，提出處理意見。4.對(duì)事故造成的損失進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和彌補(bǔ)，確保檔案工作盡快恢復(fù)正常。六、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)學(xué)校各部門、各單位的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期開展自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.鼓勵(lì)全體教職工和學(xué)生對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、信息安全、管理制度執(zhí)行情況等方面。2.檢查方式可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等形式。3.檢查過程中應(yīng)做好記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。（三）整改落實(shí)與跟蹤1.各部門、各單位