PAGE綜合檔案保管保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案的保管與保密工作，確保檔案的完整性、安全性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在綜合檔案保管與保密工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.集中管理原則：綜合檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，便于查閱和利用。4.服務(wù)利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所和污染源。2.建筑結(jié)構(gòu)：庫房應(yīng)具備堅(jiān)固的建筑結(jié)構(gòu)，地面、墻壁、天花板應(yīng)平整、光潔，便于清潔和維護(hù)。3.設(shè)施配備：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的類型和數(shù)量合理安排存儲(chǔ)空間。同時(shí)，應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案整理與分類1.整理原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類方法：綜合檔案可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。各類檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，建立科學(xué)合理的分類體系。3.編號(hào)規(guī)則：為便于檔案的管理和查找，應(yīng)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。（三）檔案裝訂與編目1.裝訂要求：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。2.編目內(nèi)容：檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。3.目錄編制：根據(jù)檔案的分類和編號(hào)，編制檔案目錄。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱室等地點(diǎn)。（四）檔案上架與存放1.上架要求：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，確保檔案排列整齊、有序。2.存放方式：根據(jù)檔案的類型和保管期限，采用不同的存放方式。如永久保存的檔案應(yīng)單獨(dú)存放，定期保管的檔案可按照年度或類別集中存放。3.標(biāo)識(shí)管理：在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（五）檔案保管期限1.確定原則：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具體劃分：永久保存的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等；長期保存的檔案一般為10年至50年，如公司的重大決策文件、技術(shù)資料等；短期保存的檔案為1年至10年，如一般性的業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄等。3.期限調(diào)整：檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和檔案實(shí)際價(jià)值的變化適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（六）檔案清查與盤點(diǎn)1.清查周期：定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容：檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，核對(duì)檔案的編號(hào)、題名、日期等信息是否準(zhǔn)確無誤。3.盤點(diǎn)記錄：對(duì)清查和盤點(diǎn)的結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案保密（一）保密制度建設(shè)1.制定保密規(guī)定：明確檔案保密工作的職責(zé)、范圍、措施等內(nèi)容，制定具體的保密規(guī)定和操作流程。2.簽訂保密協(xié)議：與涉及檔案管理的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.加強(qiáng)保密教育：定期組織員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密操作規(guī)范等。（二）保密措施1.人員管理：嚴(yán)格控制檔案管理人員的數(shù)量，選用政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)好的人員從事檔案管理工作。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.物理隔離：檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。庫房內(nèi)的檔案裝具應(yīng)加鎖，防止檔案被盜或丟失。3.信息安全：采用加密技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止信息泄露。對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)檔案信息的訪問。4.文件傳遞：檔案的傳遞應(yīng)通過專人、專車或機(jī)要通信等方式進(jìn)行，確保檔案的安全。傳遞過程中應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、加蓋密封章等。5.查閱審批：嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（三）保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制：建立健全檔案保密監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檢查內(nèi)容：檢查保密制度的執(zhí)行情況、檔案管理人員的保密工作情況、檔案的保管和利用情況等。3.問題處理：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.審批原則：嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印檔案。3.登記原則：對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱：確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。3.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，應(yīng)填寫復(fù)印申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明復(fù)印日期和用途。（三）利用反饋1.利用效果跟蹤：對(duì)檔案利用后的效果進(jìn)行跟蹤，了解利用人對(duì)檔案的評(píng)價(jià)和意見，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。2.問題整改：根據(jù)利用反饋的情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。對(duì)于檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確等問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容價(jià)值、保管期限、完整性等方面。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理部門對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，整理出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定：鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行逐一鑒定，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案是否需要銷毀。3.審批公示：鑒定結(jié)果經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.銷毀方式：對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀記錄：銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄