PAGE談心談話制度檔案材料一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司談心談話制度檔案材料的規(guī)范化管理，確保談心談話工作真實(shí)、全面、有效地記錄，充分發(fā)揮其在溝通交流、解決問(wèn)題、促進(jìn)發(fā)展等方面的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各層級(jí)之間開(kāi)展談心談話活動(dòng)所形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案材料應(yīng)如實(shí)記錄談心談話的內(nèi)容、過(guò)程和結(jié)果，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋談心談話的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括談話計(jì)劃、談話記錄、反饋情況等，保證檔案材料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理，確保檔案材料的規(guī)范性和一致性。二、談心談話制度概述（一）談心談話的定義談心談話是指公司內(nèi)部各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間、員工與員工之間，圍繞工作、生活、思想等方面進(jìn)行的溝通交流活動(dòng)，旨在增進(jìn)了解、化解矛盾、促進(jìn)工作、提升團(tuán)隊(duì)凝聚力。（二）談心談話的目的1.及時(shí)了解員工的工作進(jìn)展、困難和需求，提供必要的支持和幫助。2.加強(qiáng)員工之間的溝通與協(xié)作，營(yíng)造良好的工作氛圍。3.發(fā)現(xiàn)和解決員工思想、工作和生活中存在的問(wèn)題，促進(jìn)員工身心健康和個(gè)人成長(zhǎng)。（三）談心談話的類型及適用范圍1.定期談心談話：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)定期與員工進(jìn)行談心談話，了解員工的工作情況和思想動(dòng)態(tài)，一般每季度至少開(kāi)展一次。2.不定期談心談話：根據(jù)工作需要、員工表現(xiàn)或突發(fā)事件等，隨時(shí)開(kāi)展談心談話，及時(shí)解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)談心談話：針對(duì)特定問(wèn)題或?qū)ｍ?xiàng)工作，如員工績(jī)效考核、崗位調(diào)整、違紀(jì)處理等，進(jìn)行深入的談心談話。三、談心談話制度檔案材料的內(nèi)容（一）談話計(jì)劃1.談話主題：明確每次談心談話的主題，如工作任務(wù)安排、員工職業(yè)發(fā)展、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等。2.談話對(duì)象：確定參與談心談話的人員名單，包括談話人、被談話人。3.談話時(shí)間：安排談心談話的具體時(shí)間和地點(diǎn)。4.談話方式：說(shuō)明采用的談話方式，如面對(duì)面交流、電話溝通或線上交流等。（二）談話記錄1.談話內(nèi)容：詳細(xì)記錄談心談話過(guò)程中雙方的交流內(nèi)容，包括問(wèn)題提出、觀點(diǎn)闡述、意見(jiàn)建議等。2.談話過(guò)程：記錄談話的氛圍、節(jié)奏、互動(dòng)情況等，反映談話的真實(shí)場(chǎng)景。3.談話結(jié)果：總結(jié)談話達(dá)成的共識(shí)、解決的問(wèn)題或提出的下一步工作要求。（三）反饋情況1.問(wèn)題落實(shí)情況：跟蹤記錄針對(duì)談話中提出的問(wèn)題采取的解決措施及落實(shí)進(jìn)度。2.員工滿意度：了解員工對(duì)談心談話效果的評(píng)價(jià)和滿意度，收集員工的反饋意見(jiàn)。（四）其他相關(guān)材料1.員工提交的書(shū)面材料：如員工的思想?yún)R報(bào)、工作建議、個(gè)人訴求等。2.談話后的跟進(jìn)措施及效果評(píng)估：記錄為解決談話中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題所采取的后續(xù)跟進(jìn)措施，并對(duì)措施的效果進(jìn)行評(píng)估。四、談心談話制度檔案材料的收集與整理（一）收集要求1.談話人負(fù)責(zé)及時(shí)收集談話記錄及相關(guān)材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.被談話人如有補(bǔ)充材料或反饋意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)提交給談話人。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門或?qū)蛹?jí)的談心談話，相關(guān)材料應(yīng)及時(shí)共享和傳遞。（二）整理流程1.分類：按照談話計(jì)劃、談話記錄、反饋情況等類別對(duì)檔案材料進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每份檔案材料賦予唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.裝訂：將同一談話主題的材料按照順序裝訂成冊(cè)，確保材料整齊、牢固。4.編目：編制檔案材料目錄，注明材料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，方便查閱。五、談心談話制度檔案材料的保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案材料的安全存放。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查、核對(duì)，防止檔案材料損壞、丟失或霉變。3.對(duì)電子檔案材料進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案材料的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案材料。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案材料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后應(yīng)及時(shí)歸還檔案材料，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案材料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、談心談話制度檔案材料的利用與分析（一）利用方式1.為員工個(gè)人發(fā)展提供參考：?jiǎn)T工可通過(guò)查閱自己的談心談話檔案，了解自身的工作表現(xiàn)、發(fā)展需求及領(lǐng)導(dǎo)的期望，為個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。2.為組織決策提供支持：管理層可通過(guò)分析談心談話檔案材料，了解員工的整體思想狀況、工作動(dòng)態(tài)和團(tuán)隊(duì)氛圍，為制定人力資源政策、工作決策等提供參考。3.為解決問(wèn)題提供線索：當(dāng)出現(xiàn)工作問(wèn)題或員工矛盾時(shí)，可查閱相關(guān)的談心談話檔案，尋找問(wèn)題的根源和解決思路。（二）分析方法1.定性分析：對(duì)談話內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，分析員工的思想傾向、工作態(tài)度、存在問(wèn)題等，提煉出有價(jià)值的信息。2.定量分析：通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析談話的頻率、主題分布、問(wèn)題類型等數(shù)據(jù)，揭示談心談話工作中的規(guī)律和趨勢(shì)。3.對(duì)比分析：將不同時(shí)期、不同部門或不同層級(jí)的談心談話檔案進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)變化和差異，為改進(jìn)工作提供參考。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)談心談話制度檔案材料的管理情況進(jìn)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。2.接受員工對(duì)談心談話制度檔案材料管理工作的監(jiān)督，對(duì)員工反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核辦法1.將談心談話制度檔案材料管理工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作規(guī)范、利用效果好的部門和個(gè)人給予