PAGE職工檔案處理制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職工檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映職工個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：職工檔案應(yīng)包含職工從參加工作以來(lái)形成的各類材料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的規(guī)定，對(duì)職工檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工的履歷表、簡(jiǎn)歷表。2.職工參加工作以來(lái)的工作經(jīng)歷變動(dòng)情況記錄。（二）自傳材料職工撰寫(xiě)的自傳及相關(guān)材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工的年度考核登記表。2.晉升、轉(zhuǎn)正、調(diào)資等鑒定材料。3.干部任免考察材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、成績(jī)單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)及相關(guān)審批材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員的組織關(guān)系介紹信、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。2.黨團(tuán)組織的獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.公司及上級(jí)單位頒發(fā)的各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。2.先進(jìn)事跡材料。（八）處分材料1.公司及上級(jí)單位作出的處分決定、通報(bào)批評(píng)等。2.受處分職工的檢討、申訴材料及處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資臺(tái)賬等。2.職工任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.職工的健康體檢報(bào)告。2.勞動(dòng)合同、解除（終止）勞動(dòng)合同證明等。3.其他與職工個(gè)人有關(guān)的重要材料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新職工入職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)為其建立職工檔案。2.檔案建立時(shí)，應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，收集職工的相關(guān)材料，并進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。（二）檔案收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集職工檔案材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)更新。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合人力資源部門(mén)，及時(shí)將涉及職工的各類材料移交至人力資源部門(mén)歸檔。3.職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門(mén)提交本人新增的檔案材料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保材料的真實(shí)性和完整性。2.將檔案材料按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同一類材料應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。（二）歸檔流程1.整理好的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房。2.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、名稱、日期等信息，便于查詢和檢索。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱職工檔案，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門(mén)審批。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人查閱職工檔案，可直接進(jìn)行查閱。3.公司外部單位查閱職工檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門(mén)指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱職工檔案的，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，報(bào)人力資源部門(mén)審批。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)持審批通過(guò)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到人力資源部門(mén)領(lǐng)取檔案。2.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人力資源部門(mén)，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）保護(hù)措施1.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)公司的，應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和接收單位的要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)根據(jù)職工的調(diào)動(dòng)、辭職、退休等情況，開(kāi)具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將職工檔案材料整理密封后，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.及時(shí)與接收單位聯(lián)系，確認(rèn)檔案是否安全送達(dá)，并將轉(zhuǎn)遞情況記錄在《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》上。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.將職工檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.在信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案分類、編號(hào)、查詢、借閱等功能模塊，方便檔案的管理和利用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格遵守信息化管理系統(tǒng)的安全保密制度，防止電子檔案信息泄露。3.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司職工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)職工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，提高檔案管理工作的效率和水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案資料的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和方法，為查閱、借閱檔案的人員提供服務(wù)，做好登記和記錄工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房的清潔、整齊和安全。5.協(xié)助做好檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)工作，及時(shí)錄入和更新檔案信息。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)負(fù)責(zé)人代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司職工檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案管理人員的工作情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)認(rèn)真分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，制定