PAGE檔案室保密制度版一、總則（一）目的為加強公司檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露、丟失或被非法利用，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案室工作中涉及的檔案管理與保密工作。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理與保密工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、丟失或被非法獲取。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。4.誰使用誰負責原則：檔案使用人員對所使用檔案的保密負責，嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司的各類文件、通知、報告、會議紀要等行政管理文件。2.人事檔案：員工的個人信息、履歷、考核、獎懲等人事資料。3.財務檔案：公司的財務報表、賬目、憑證、審計報告等財務文件。4.業(yè)務檔案：與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料等。5.技術檔案：公司的技術研發(fā)資料、產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件等技術文件。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密級、機密級和秘密級三個級別。1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策、關鍵技術等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級檔案：涉及公司重要業(yè)務信息、客戶資料、財務數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大影響。3.秘密級檔案：涉及公司一般性業(yè)務信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司造成一定影響。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行初步分類和整理。3.對于重要或敏感的檔案材料，收集人員應及時移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案室工作人員應按照檔案管理的要求，對收集到的檔案材料進行進一步整理。2.整理工作包括對檔案材料的分類、編號、編目、裝訂等，確保檔案材料的整齊、規(guī)范。3.對于電子檔案，應按照電子檔案管理的要求進行整理，建立電子檔案目錄和索引，方便查詢和利用。四、檔案的存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案室應設置專門的檔案存儲區(qū)域，確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案存儲區(qū)域應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全存儲。3.對于不同級別的檔案，應分別設置存儲區(qū)域，并采取相應的保密措施，防止檔案信息相互混淆或泄露。（二）檔案保管1.檔案室應建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和工作流程。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。3.對于損壞、變質(zhì)或超過保管期限的檔案，應及時進行處理，并做好記錄。4.檔案保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息，不得私自將檔案帶出檔案室。五、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.檔案室工作人員應根據(jù)申請表的內(nèi)容，對查閱申請進行審核，確認查閱人員的身份和查閱權限。3.查閱人員應在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞或丟失檔案。4.查閱人員如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。復印或摘錄的檔案內(nèi)容應妥善保管，不得擅自傳播或泄露。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準。2.檔案室工作人員應根據(jù)申請表的內(nèi)容，對借閱申請進行審核，確認借閱人員的身份和借閱權限。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱的，應提前辦理延期手續(xù)。逾期未歸還的，檔案室工作人員應及時催還，并按照規(guī)定進行處理。4.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印或泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞的，應及時報告檔案室，并承擔相應的責任。六、檔案的傳遞與交換（一）檔案傳遞1.公司內(nèi)部各部門之間傳遞檔案的，應填寫《檔案傳遞登記表》，注明傳遞檔案的名稱、數(shù)量、傳遞日期、傳遞部門等，并經(jīng)雙方部門負責人簽字確認。2.傳遞檔案時，應采取安全可靠的方式，確保檔案的安全傳遞。對于重要或敏感的檔案，應采取加密傳輸或?qū)Ｈ怂瓦_的方式。3.接收檔案的部門應及時對傳遞的檔案進行核對和簽收，并按照檔案管理的要求進行保管和處理。（二）檔案交換1.公司與外部單位進行檔案交換的，應按照國家有關法律法規(guī)和公司的規(guī)定，辦理相關手續(xù)。2.在檔案交換過程中，應采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。對于涉及公司商業(yè)機密或敏感信息的檔案，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.檔案交換完成后，雙方應及時對交換的檔案進行核對和清點，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞的，應及時協(xié)商解決，并承擔相應的責任。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善或其他原因造成損壞、變質(zhì)無法使用的檔案。3.經(jīng)公司領導批準同意銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案室應定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案室負責人審核后報公司領導批準。2.經(jīng)批準后，檔案室應指定專人負責檔案的銷毀工作。銷毀人員應按照規(guī)定的程序和方法進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等。4.銷毀完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將申請表存檔備查。八、保密措施與責任追究（一）保密措施1.加強對檔案室工作人員的保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。2.對檔案室的門窗、門鎖、監(jiān)控等安全設施進行定期檢查和維護，確保其正常運行。3.對檔案存儲區(qū)域進行嚴格的門禁管理，限制無關人員進入。檔案室工作人員應佩戴工作牌，以便識別。4.對檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止檔案信息在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。5.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（二）責任追究1.對于違反本保密制度，泄露、丟失或非法利用檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.對于因違反本保密制度給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其賠償責任。