PAGE精準(zhǔn)扶貧檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在精準(zhǔn)扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)精準(zhǔn)扶貧檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映精準(zhǔn)扶貧工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集、整理精準(zhǔn)扶貧工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立精準(zhǔn)扶貧檔案管理室，負(fù)責(zé)精準(zhǔn)扶貧檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定精準(zhǔn)扶貧檔案管理的具體辦法和工作流程。3.負(fù)責(zé)精準(zhǔn)扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門精準(zhǔn)扶貧檔案的形成、積累和整理工作。5.定期對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)有關(guān)精準(zhǔn)扶貧的政策文件、指示、通知等。2.公司/組織制定的精準(zhǔn)扶貧工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等。3.精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、資金使用情況報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)形成的檔案材料，如貧困對(duì)象申請(qǐng)表、家庭情況調(diào)查表、幫扶記錄、脫貧驗(yàn)收表等。5.扶貧資金管理方面的文件材料，如資金預(yù)算、撥款憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.扶貧工作中的會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.其他與精準(zhǔn)扶貧工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的精準(zhǔn)扶貧檔案材料收集整理完畢，并移交檔案管理室。2.對(duì)于重要的精準(zhǔn)扶貧項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案材料收集整理并移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照精準(zhǔn)扶貧工作的流程和內(nèi)容，分為綜合管理類、貧困對(duì)象管理類、項(xiàng)目管理類、資金管理類等類別。2.綜合管理類包括上級(jí)文件、公司/組織文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告等。3.貧困對(duì)象管理類包括貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)的檔案材料。4.項(xiàng)目管理類包括扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程的文件材料。5.資金管理類包括扶貧資金預(yù)算、撥款、使用、監(jiān)督等方面的文件材料。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，同類文件材料按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。4.編制檔案案卷目錄，注明案卷號(hào)、題名、年度、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行整理，并建立相應(yīng)的電子目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的精準(zhǔn)扶貧檔案材料均應(yīng)歸檔。（二）歸檔時(shí)間檔案管理室應(yīng)在每年上半年對(duì)上年歸檔的精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行整理、裝訂和上架，并編制檔案檢索工具。（三）歸檔手續(xù)檔案管理室接收檔案時(shí)，應(yīng)與移交部門辦理交接手續(xù)，填寫檔案交接清單，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管期限1.精準(zhǔn)扶貧檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括上級(jí)有關(guān)精準(zhǔn)扶貧的重要政策文件、公司/組織制定的精準(zhǔn)扶貧工作方案、總結(jié)等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的重要文件材料，貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)形成的主要檔案材料等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性的扶貧工作文件材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取有效措施控制溫濕度，確保檔案保管環(huán)境適宜。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱精準(zhǔn)扶貧檔案。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因工作需要查閱精準(zhǔn)扶貧檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因工作需要查閱精準(zhǔn)扶貧檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱精準(zhǔn)扶貧檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.上級(jí)主管部門、審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱精準(zhǔn)扶貧檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.其他單位或個(gè)人查閱精準(zhǔn)扶貧檔案，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。2.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立精準(zhǔn)扶貧檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號(hào)等信息。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立精準(zhǔn)扶貧檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢