PAGE商務(wù)合同檔案制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商務(wù)合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類商務(wù)合同檔案管理。（三）定義及基本原則1.定義商務(wù)合同檔案是指公司在商務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件資料。2.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：商務(wù)合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。真實(shí)完整原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映商務(wù)活動(dòng)全過程，確保文件資料的完整性。分類科學(xué)原則：按照合同類別、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)合同檔案的安全，防止信息泄露。二、合同簽訂前的檔案準(zhǔn)備（一）合同文本審核1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的起草，確保條款清晰、明確，權(quán)利義務(wù)對(duì)等。2.法律部門對(duì)合同文本進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范條款等。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用承擔(dān)等。（二）相關(guān)資料收集1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集對(duì)方主體資格證明文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明等。2.涉及特殊行業(yè)或項(xiàng)目的，需收集相關(guān)資質(zhì)證書、許可證等。3.收集與合同相關(guān)的背景資料、市場(chǎng)調(diào)研信息等。（三）草稿整理與編號(hào)1.業(yè)務(wù)部門將審核修改后的合同草稿整理成冊(cè)，一式多份。2.檔案管理部門對(duì)合同草稿進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查詢。三、合同簽訂過程中的檔案記錄（一）談判記錄1.參與合同談判的人員應(yīng)做好談判記錄，包括談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等。2.談判記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成書面文件，經(jīng)參與人員簽字確認(rèn)后交檔案管理部門存檔。（二）審批文件1.合同審批過程中產(chǎn)生的各類審批表、意見等文件，由審批部門整理后交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)確保審批文件的完整性，與合同文本一并歸檔。（三）簽字蓋章記錄1.記錄合同簽字蓋章的時(shí)間、地點(diǎn)、簽字蓋章人員等信息。2.留存合同簽字頁、蓋章頁的復(fù)印件，作為檔案的重要組成部分。四、合同履行過程中的檔案管理（一）履行記錄1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄合同履行情況，包括貨物交付、服務(wù)提供、款項(xiàng)收付等。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)，形成書面報(bào)告，交檔案管理部門存檔。（二）變更記錄1.合同履行過程中如有變更事項(xiàng)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)，簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議及相關(guān)審批文件應(yīng)及時(shí)交檔案管理部門，與原合同檔案一并管理。（三）糾紛處理記錄1.若發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并記錄糾紛產(chǎn)生的原因、處理過程、結(jié)果等。2.糾紛處理過程中形成的各類文件，如協(xié)商函、訴訟文書等，應(yīng)作為合同檔案的補(bǔ)充材料存檔。五、合同檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照合同性質(zhì)分類，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類，如銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目合作合同等。3.按照時(shí)間順序分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.合同編號(hào)由年份、業(yè)務(wù)類別代碼、順序號(hào)組成。2.年份采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字。3.業(yè)務(wù)類別代碼根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況設(shè)定，用兩位字母表示。4.順序號(hào)為三位數(shù)，從001開始依次編號(hào)。例如：2023年銷售合同的編號(hào)為23XS001。六、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同檔案整理齊全，移交檔案管理部門。2.移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整、準(zhǔn)確。（二）保管期限1.一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。2.保管期限自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，按照分類順序排列。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立索引目錄，便于查詢。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合規(guī)定要求。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案安全。七、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要合同檔案或機(jī)密信息的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員到檔案管理部門登記，說明查閱目的和范圍。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的合同檔案，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。八、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、遺失，無法修復(fù)或補(bǔ)辦的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出合同檔案銷毀清單，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀清單應(yīng)永久保存。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門合同檔案管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督。（二）考核機(jī)制1.將合同檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)工作成績(jī)突