PAGE檔案室哪些制度要上墻檔案室管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的行為規(guī)范。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的安全和完整。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、上架等基礎(chǔ)工作，便于查詢和利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱等手續(xù)。配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件、證照等。公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等。公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等。公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、技術(shù)研發(fā)等項(xiàng)目檔案。公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)照片等。其他具有保存價(jià)值的文件、資料。2.收集要求各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案收集齊全，整理規(guī)范，并移交檔案室。檔案收集應(yīng)確保文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。3.整理原則遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。便于保管和查閱，符合檔案管理的基本要求。4.整理方法按照檔案的類別進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。按照文件的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，編制目錄。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、蓋章等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案分類與編號(hào)1.分類標(biāo)準(zhǔn)文書檔案：按照年度、保管期限、問題等進(jìn)行分類?？萍紮n案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類。人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別等進(jìn)行分類。其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)。2.編號(hào)規(guī)則文書檔案：采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方式，如2023永久001?？萍紮n案：采用項(xiàng)目代號(hào)專業(yè)代號(hào)階段代號(hào)流水號(hào)的編號(hào)方式，如XM01JG02SJ03001。人事檔案：采用員工編號(hào)檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式，如001RS01001。財(cái)務(wù)檔案：采用會(huì)計(jì)年度檔案類別流水號(hào)的編號(hào)方式，如2023KJ01001。其他檔案：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。五、檔案保管1.保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、泄露或損壞。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限在10年以上（含10年）的檔案；短期保管的檔案是指保管期限在10年以下的檔案。六、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和時(shí)間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得丟失、泄露或損壞。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。3.特殊情況處理對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱或借閱。因工作需要，需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并注明復(fù)印或摘錄的內(nèi)容和用途。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。3.銷毀程序檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，保存[X]年。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)對(duì)已有的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)安全與保密加強(qiáng)檔案信息管理系