PAGE會計憑證檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強公司會計憑證檔案的管理，規(guī)范會計憑證檔案的借閱行為，保證會計憑證檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位借閱會計憑證檔案的管理。（三）定義1.會計憑證檔案：指公司在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的，記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的原始憑證、記賬憑證等會計核算資料，是公司重要的財務(wù)檔案之一。2.借閱：指因工作需要，經(jīng)批準后從檔案管理部門獲取會計憑證檔案進行查閱、復(fù)制等使用的行為。二、借閱申請與審批（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱會計憑證檔案時，應(yīng)由借閱人填寫《會計憑證檔案借閱申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計、稅務(wù)檢查等原因需要借閱會計憑證檔案時，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明借閱的具體事由、所需檔案的范圍和期限，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.申請表或外部單位書面申請?zhí)峤缓?，先由申請部門負責人進行審核，簽署意見并加蓋部門公章。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱內(nèi)容是否必要、借閱時間是否符合工作需求等。2.申請經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至財務(wù)部門負責人審批。財務(wù)部門負責人應(yīng)從財務(wù)專業(yè)角度對借閱申請進行審查，確保借閱行為不會對公司財務(wù)信息安全和財務(wù)工作秩序造成影響。3.財務(wù)部門負責人審批通過后，再提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體管理要求和工作實際情況，對借閱申請進行最終審批。4.借閱申請經(jīng)各級審批通過后，由檔案管理部門進行登記備案，并按照審批意見辦理借閱手續(xù)。三、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.公司內(nèi)部借閱會計憑證檔案，一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)在原借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面延期申請，說明延期理由和延長后的借閱期限，經(jīng)審批同意后方可延期。2.外部單位借閱會計憑證檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前[X]個工作日向公司提出書面申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿后及時歸還所借閱的會計憑證檔案。如遇節(jié)假日，歸還時間順延至節(jié)后第一個工作日。2.借閱人歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換其中的任何內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人承擔相應(yīng)的責任。3.借閱人如需繼續(xù)使用會計憑證檔案，應(yīng)在歸還檔案后重新辦理借閱手續(xù)。四、借閱登記與保管（一）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《會計憑證檔案借閱登記簿》，對每一次借閱申請進行詳細登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱目的、借閱內(nèi)容、審批意見、借閱期限、歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)做到準確、及時、完整，確保每一筆借閱業(yè)務(wù)都有清晰的記錄可查。同時，應(yīng)定期對借閱登記簿進行整理和歸檔，以便日后查閱和審計。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的會計憑證檔案保管庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會計憑證檔案應(yīng)按照類別、年度、月份等順序進行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對會計憑證檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.在借閱期間，檔案管理部門應(yīng)對借閱的會計憑證檔案進行跟蹤管理，確保借閱人按照規(guī)定的用途和期限使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。五、借閱限制與保密規(guī)定（一）借閱限制1.會計憑證檔案原則上不得外借。如有特殊情況確需外借的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)的外借手續(xù)。外借期間，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責跟蹤檔案的使用情況，確保檔案按時歸還。2.借閱人只能查閱、復(fù)制與本人工作相關(guān)的會計憑證檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出公司或進行其他未經(jīng)授權(quán)的使用。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門的印章。3.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要信息的會計憑證檔案，應(yīng)嚴格限制借閱范圍，未經(jīng)公司批準，不得向任何無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）保密規(guī)定1.借閱人應(yīng)對所借閱的會計憑證檔案內(nèi)容嚴格保密，不得向任何無關(guān)人員泄露檔案中的信息。在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、被盜或被篡改。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)對會計憑證檔案的借閱情況嚴格保密，不得擅自向他人透露借閱人的信息和檔案內(nèi)容。如因工作需要查閱借閱記錄，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批，并在查閱后及時歸還借閱登記簿。3.對于違反保密規(guī)定的借閱人或檔案管理部門工作人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等，并依法追究其法律責任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計憑證檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案的保管是否安全、完整。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對會計憑證檔案借閱工作的日常管理，定期對借閱情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。同時，應(yīng)配合內(nèi)部審計部門的審計工作，提供相關(guān)的資料和信息。（二）外部檢查1.接受財政、稅務(wù)、審計等外部監(jiān)管部門的檢查時，公司應(yīng)積極配合，如實提供會計憑證檔案借閱情況及相關(guān)資料。對于外部監(jiān)管部門提出的整改意見，公司應(yīng)認真落實，及時完善會計憑證檔案借閱制度和管理工作。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自借閱會計憑證檔案的。2.未按照規(guī)定的審批流程辦理借閱手續(xù)的。3.超過規(guī)定的借閱期限未歸還檔案的。4.在借閱期間擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容的。5.對所借閱的會計憑證檔案進行涂改、標記、污損或抽取、撤換其中內(nèi)容的。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時進行記錄，并向違規(guī)行為責任人所在部門通報。2.違規(guī)行為責任人所在部門應(yīng)責令責任人立即改正違規(guī)行為，并對其進行批評教育。3.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，公司將給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予罰款、降職、撤職等處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。4.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)行為責任人