PAGE考試中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強考試中心檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于考試中心各部門及全體工作人員在考試組織、管理等各項工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：考試中心檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映考試中心各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理與考試相關的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及考試機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理科室，負責考試中心檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行清查、核對，保證檔案的完整性和準確性。5.負責檔案庫房的管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。（三）各部門職責1.負責本部門在考試工作中形成的文件資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.考試計劃、方案、大綱等文件。2.考生報名信息、考試成績、證書發(fā)放記錄等。3.試卷命題、印制、運輸、保管、評閱等環(huán)節(jié)的相關資料。4.考場安排、監(jiān)考記錄、違規(guī)處理等資料。5.考試中心與外部機構的往來文件、協(xié)議等。6.內(nèi)部管理文件、會議記錄、工作總結等。（二）收集要求1.各部門應在工作結束后及時將相關文件資料收集齊全，確保檔案的時效性。2.收集的文件資料應完整、準確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、類別、來源等進行分類。2.對每份文件進行編號、編目，填寫檔案目錄。3.去除文件中的金屬物，對破損的文件進行修復。4.按照檔案裝訂要求進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類1.考試業(yè)務類：包括考試計劃、試卷管理、考生管理等檔案。2.行政管理類：包括內(nèi)部文件、會議記錄、人事檔案等。3.財務類：包括經(jīng)費預算、收支賬目等檔案。4.其他類：如與考試相關的科研成果、合作項目等檔案。（二）編號1.采用年度類別流水號的編號方式。2.例如：2023KSYW001，表示2023年考試業(yè)務類的第1份檔案。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.配備必要的消防器材、除濕設備、防蟲藥品等。3.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序排列上架，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及考試中心重要歷史記錄、政策法規(guī)依據(jù)等檔案。2.定期保管：分為30年、10年，具體保管期限根據(jù)檔案性質(zhì)確定。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量等情況。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案的利用（一）借閱制度1.因工作需要查閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等。2.經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱檔案。3.借閱檔案應在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印檔案內(nèi)容。（二）查閱制度1.檔案管理部門應設立專門的查閱場所，為查閱人員提供便利。2.查閱檔案時，查閱人員應在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案資料，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。（三）復印制度1.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.復印的檔案資料應與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和現(xiàn)實利用價值進行鑒定。2.確保鑒定工作的科學性、準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。2.根據(jù)檔案保管期限表和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.報考試中心領導批準后，在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程應有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。八、電子檔案管理特別規(guī)定（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將電子文件資料收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保長期可讀性。（二）電子檔案的存儲1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行備份。2.定期對電子檔案進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（三）電子檔案的利用1.設立電子檔案查閱終端，方便查閱人員使用。2.查閱電子檔案應遵守相關的安全規(guī)定，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）電子檔案的維護1.定期對電子檔案存儲