PAGE社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等工作，保證社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管、移交等工作，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收、保管社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案，并按照規(guī)定提供查閱、借閱等服務(wù)。同時(shí)，指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔工作。3.其他部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合做好社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)工作，確保會(huì)計(jì)檔案的及時(shí)收集和完整移交。二、社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括參保人員信息表、繳費(fèi)基數(shù)核定表、繳費(fèi)憑證、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)收支情況的憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置，記錄社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)總括情況的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)收支明細(xì)情況的賬簿。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等，記錄社會(huì)保險(xiǎn)資金收付情況的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，反映社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)月度財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。2.年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告：全面反映公司社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.社會(huì)保險(xiǎn)基金預(yù)算、決算資料。2.會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份及相關(guān)資料。3.稅務(wù)申報(bào)資料。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等相關(guān)審計(jì)資料。5.其他與社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料。三、社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)。2.在每大類(lèi)下，再根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理需要進(jìn)行細(xì)分。例如，會(huì)計(jì)憑證可按照月份、業(yè)務(wù)類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)；會(huì)計(jì)賬簿可按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別整理。（二）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序排列，同類(lèi)業(yè)務(wù)的原始憑證應(yīng)集中在一起，并附上對(duì)應(yīng)的記賬憑證。記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，確保連續(xù)無(wú)缺號(hào)。每本憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)分別整理，每本賬簿應(yīng)加具封面，注明賬簿名稱(chēng)、年度、賬簿編號(hào)等信息。賬簿內(nèi)的賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，不得跳頁(yè)、缺號(hào)。對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)在年度終了后裝訂成冊(cè)，并按照順序編定頁(yè)碼。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告月度財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照月份順序整理，年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告應(yīng)單獨(dú)整理。每份財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等簽字蓋章。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)附帶相關(guān)的文字說(shuō)明和分析資料。4.其他會(huì)計(jì)資料按照資料的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同類(lèi)資料應(yīng)集中在一起。對(duì)于重要的資料，應(yīng)單獨(dú)編號(hào)并注明保管期限。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專(zhuān)用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂后的憑證應(yīng)在左側(cè)打孔，用線(xiàn)繩或塑料繩裝訂，并在封面上加蓋裝訂人員印章。3.會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等資料應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、美觀，便于查閱。四、社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年。2.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保存。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，確保檔案存放安全、干燥、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)保管的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量完整、質(zhì)量完好。2.對(duì)于破損、變質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性和完整性。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和目錄，以便快速定位所需檔案。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)確定是否允許查閱，并指定專(zhuān)人陪同查閱。查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.涉及社會(huì)保險(xiǎn)基金安全、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的記錄、復(fù)制或傳播。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)復(fù)制工作，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明“此件與原件一致，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤”字樣。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照與原件相同的數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，并納入會(huì)計(jì)檔案管理體系。六、社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.公司應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的社會(huì)保險(xiǎn)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，對(duì)保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保存。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并由檔案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀后在《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字蓋章，并注明銷(xiāo)毀日期。4.對(duì)于涉及未結(jié)清社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)等未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案