PAGE公司檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案與印章管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理與印章使用。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案與印章管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息安全，防止印章被盜用、冒用，確保公司機(jī)密不泄露。3.規(guī)范有序原則：明確檔案管理與印章使用的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等行政文件。2.人事檔案：員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。5.其他檔案：如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，編制檔案目錄，建立檔案索引。（三）檔案歸檔與存儲(chǔ)1.按照檔案分類，將整理好的檔案及時(shí)歸檔，存入專門的檔案庫房。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)安全。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶離指定場所。3.借閱檔案須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案保管期限與銷毀1.根據(jù)國家法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.檔案保管期限屆滿，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或事項(xiàng)的印章。3.部門印章：各部門使用的印章，用于部門內(nèi)部文件及業(yè)務(wù)往來。4.專用印章：如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（二）印章刻制與啟用1.印章的刻制由公司指定部門統(tǒng)一辦理，必須在具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。2.新印章刻制完成后，應(yīng)進(jìn)行登記備案，注明印章名稱、規(guī)格、啟用時(shí)間等信息。啟用前，由檔案管理部門將印章印模留存歸檔。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管；部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；專用印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，不得隨意放置或交他人代管。如因特殊原因需臨時(shí)交接印章，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接情況。（四）印章使用審批1.公司內(nèi)部使用印章，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事項(xiàng)、內(nèi)容、金額等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。2.對(duì)外使用印章，如簽訂合同、出具介紹信等，須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同，應(yīng)經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)審議通過。（五）印章使用登記與備案1.印章使用人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。2.檔案管理部門定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并將相關(guān)信息歸檔保存。對(duì)于重要印章的使用，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)備案。（六）印章停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，印章不再使用時(shí)，由保管部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)銷毀，銷毀過程參照檔案銷毀要求進(jìn)行，確保印章徹底銷毀，防止印章被非法使用。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理與印章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性，印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況等。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門檔案管理與印章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向公司辦公室報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)檔案與印章管理的資料和信息。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)于涉及公司檔案與印章管理的投訴、舉報(bào)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋相關(guān)方。五、責(zé)任追究（一）違反檔案管理規(guī)定的責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保管期限與銷毀等規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因保管不善、操作失誤等原因?qū)е聶n案丟失、損壞、泄露的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。（二）違反印章管理規(guī)定的責(zé)任追究1.對(duì)違反印章刻制、啟用、保管、使用審批、登記備案、停用與銷毀等規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因印章被盜用、冒用等原因給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。