PAGE檔案移交遵循保密制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織檔案移交過程中的保密工作，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交的所有活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案移交保密工作合法合規(guī)。2.全程保密原則：對檔案移交的全過程進(jìn)行保密管理，從檔案整理、交接準(zhǔn)備到實(shí)際移交以及后續(xù)的跟蹤監(jiān)督，均需采取有效的保密措施。3.最小化知悉原則：嚴(yán)格限定接觸檔案信息的人員范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到相關(guān)檔案，減少信息擴(kuò)散的風(fēng)險(xiǎn)。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保保密責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案移交前的準(zhǔn)備（一）檔案整理1.分類與編目各部門在進(jìn)行檔案移交前，應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)分類，并編制準(zhǔn)確的目錄。檔案類別應(yīng)涵蓋公司/組織運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類文件，如行政文件、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等，確保無遺漏。2.審查與篩選對擬移交的檔案進(jìn)行全面審查，剔除重復(fù)、無效或不符合保密要求的文件。對于涉及敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，并評估其保密級(jí)別。（二）交接人員確定1.內(nèi)部交接各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案移交工作，交接人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心，熟悉檔案內(nèi)容和移交流程。交接人員名單應(yīng)提前報(bào)備檔案管理部門，以便進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。2.外部交接與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)明確雙方的交接人員，并要求對方提供人員的身份證明和授權(quán)文件。對外部交接人員進(jìn)行背景審查，確保其具備相應(yīng)的資質(zhì)和信譽(yù)，能夠遵守保密規(guī)定。（三）交接場所安排1.內(nèi)部交接應(yīng)選擇安全、封閉且具備保密條件的場所進(jìn)行檔案內(nèi)部交接，如專門的檔案交接室。交接場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案在交接過程中的安全。2.外部交接與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案交接時(shí)，盡量選擇在公司/組織內(nèi)部的安全場所進(jìn)行，避免在公共場合或?qū)Ψ綑C(jī)構(gòu)場所進(jìn)行交接。如確需在外部場所交接，應(yīng)提前對場所進(jìn)行安全評估，采取必要的保密措施，如對交接區(qū)域進(jìn)行隔離、限制無關(guān)人員進(jìn)入等。三、檔案移交過程中的保密措施（一）交接手續(xù)辦理1.清單編制交接雙方應(yīng)共同編制檔案移交清單，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、日期、密級(jí)等信息。清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。2.現(xiàn)場監(jiān)督在檔案移交現(xiàn)場，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保交接過程規(guī)范、有序，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。監(jiān)督人員應(yīng)對交接過程進(jìn)行全程記錄，包括交接時(shí)間、地點(diǎn)、人員、檔案數(shù)量等信息。（二）運(yùn)輸與存儲(chǔ)保密1.運(yùn)輸保密檔案在運(yùn)輸過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用密封包裝、專人護(hù)送等。運(yùn)輸車輛應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，防止檔案在運(yùn)輸途中受到損壞或被盜取。2.存儲(chǔ)保密檔案移交后，接收方應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、保密。存儲(chǔ)場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，同時(shí)設(shè)置必要的門禁和監(jiān)控系統(tǒng)。（三）信息安全防護(hù)1.電子檔案加密對于電子檔案，在移交前應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制使用范圍。2.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)在通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)采取有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。用戶登錄系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)，設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。四、檔案移交后的跟蹤與監(jiān)督（一）定期檢查1.內(nèi)部檢查檔案管理部門應(yīng)定期對已移交的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案存儲(chǔ)安全、信息完整，保密措施落實(shí)到位。檢查內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、保管狀況、借閱登記等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.外部檢查對于與外部機(jī)構(gòu)移交的檔案，應(yīng)定期與對方進(jìn)行溝通，了解檔案的使用和保管情況，確保檔案信息未被泄露或不當(dāng)使用。如發(fā)現(xiàn)對方存在違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對方整改，并追究其責(zé)任。（二）違規(guī)處理1.內(nèi)部違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部人員在檔案移交過程中違反保密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對造成檔案信息泄露的人員，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。2.外部違規(guī)處理對于外部機(jī)構(gòu)違反檔案移交保密協(xié)議的行為，應(yīng)按照協(xié)議約定追究其違約責(zé)任。如因外部機(jī)構(gòu)違規(guī)導(dǎo)致檔案信息泄露，應(yīng)要求對方采取措施消除影響，并賠償公司/組織因此遭受的損失。五、保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.定期培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、檔案移交流程及保密要求等。2.針對性培訓(xùn)根據(jù)不同崗位和工作需求，開展針對性的保密培訓(xùn)，如對涉及檔案移交的重點(diǎn)崗位人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和操作技能。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)方式采用多種培訓(xùn)方式，如集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、實(shí)地演示等，確保培訓(xùn)效果。邀請專業(yè)的保密專家或法律人士進(jìn)行授課，增強(qiáng)培訓(xùn)的專業(yè)性和權(quán)威性。2.培訓(xùn)記錄對每次培訓(xùn)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員等信息。培訓(xùn)記錄應(yīng)妥善保存，作為員工培訓(xùn)檔案的一部分，以備后續(xù)查詢和審核。六、附則（一）解釋權(quán)本制