PAGE城建項(xiàng)目檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的所有城建項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作，包括項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等各類與項(xiàng)目相關(guān)的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建項(xiàng)目檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則歸檔的文件材料必須真實(shí)反映城建項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料，確保檔案內(nèi)容涵蓋項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)方面。4.準(zhǔn)確性原則文件材料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡清晰，簽字蓋章齊全。5.規(guī)范性原則檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及本制度的規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城建項(xiàng)目檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督項(xiàng)目各參建單位的檔案收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核、整理、保管和提供利用城建項(xiàng)目檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀工作。5.參與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位之間的檔案管理工作，明確各單位的檔案管理職責(zé)。3.審核項(xiàng)目各階段形成的文件材料，確保其符合歸檔要求。4.對(duì)項(xiàng)目檔案的整理、歸檔工作進(jìn)行檢查和督促。（三）項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，并按要求及時(shí)向檔案管理部門移交。2.明確本單位檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的審核、整理和歸檔工作。三、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.勘察設(shè)計(jì)文件如工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。3.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、聲像資料等。（二）分類1.工程前期文件類2.勘察設(shè)計(jì)文件類3.施工文件類4.監(jiān)理文件類5.竣工驗(yàn)收文件類6.文件匯編類（將上述各類文件按時(shí)間順序或項(xiàng)目階段進(jìn)行匯總）四、檔案收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目各參建單位應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時(shí)收集本單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（二）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。3.分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行，確保同一類文件集中存放。4.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。5.編目應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和特征，包括文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等。6.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。五、檔案歸檔流程（一）項(xiàng)目各參建單位整理1.項(xiàng)目各參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)定期對(duì)本單位形成的文件材料進(jìn)行整理，形成初步的檔案卷宗。2.整理完成后，填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、整理情況等。（二）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到項(xiàng)目各參建單位移交的檔案后，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核。2.對(duì)于不符合要求的檔案，及時(shí)反饋給移交單位，要求其補(bǔ)充或整改。（三）正式歸檔1.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門按照分類要求進(jìn)行編號(hào)、編目，然后存入檔案庫(kù)房。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，將檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，便于查詢和利用。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。（二）保護(hù)措施1.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)和設(shè)備，如縮微、數(shù)字化存儲(chǔ)等，提高檔案的保護(hù)水平。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用與借閱管理（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部的查閱需求，為項(xiàng)目建設(shè)、管理、維護(hù)等工作提供支持。（二）利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱管理1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，作為鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。九、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能