PAGE測量檔案存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測量檔案的管理，確保測量檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與測量工作相關(guān)的檔案存檔管理，包括但不限于測量數(shù)據(jù)記錄、測量報告、測量儀器校準(zhǔn)記錄、測量方案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司測量檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：測量檔案應(yīng)如實(shí)反映測量工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的測量檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.測量數(shù)據(jù)類：包括各類測量原始數(shù)據(jù)記錄、電子測量數(shù)據(jù)文件等。2.測量報告類：如工程測量報告、地形測量報告、變形測量報告等。3.測量儀器類：測量儀器校準(zhǔn)記錄、儀器購置合同、儀器維修記錄等。4.測量方案類：測量項(xiàng)目策劃書、測量技術(shù)方案、測量應(yīng)急預(yù)案等。5.其他類：與測量工作相關(guān)的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料、技術(shù)交流文件等。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號結(jié)構(gòu)為：[年份][檔案類別代碼][流水號]。年份：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如“SLSJ”代表測量數(shù)據(jù)類，“CLBG”代表測量報告類等。流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。例如，2023年的第一份測量報告編號為：23CLBG001。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.測量工作完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將測量檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。3.電子檔案應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（二）整理流程1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯誤應(yīng)及時補(bǔ)充或更正。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。4.對電子檔案進(jìn)行命名規(guī)范，按照編號規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，便于存儲和檢索。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.測量數(shù)據(jù)類檔案應(yīng)在測量工作完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.測量報告類檔案應(yīng)在報告審核通過后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.測量儀器類檔案應(yīng)在儀器校準(zhǔn)完成或相關(guān)事件發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.測量方案類檔案應(yīng)在方案實(shí)施完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.其他類檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別分別裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案類別、編號范圍等信息，并整齊排列存放在檔案架上。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別分別存儲在服務(wù)器的指定文件夾中，并定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管期限1.測量數(shù)據(jù)類檔案：長期保存。2.測量報告類檔案：與工程建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)的檔案，保存期限按照國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；一般性測量報告保存期限為[X]年。3.測量儀器類檔案：自儀器報廢或停用之日起保存[X]年。4.測量方案類檔案：保存期限為[X]年。5.其他類檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和實(shí)際需要確定保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成清查報告，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱測量檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的測量檔案，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，并經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱測量檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部單位因工作需要借閱公司測量檔案，應(yīng)出具正式函件，說明借閱目的和范圍，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋公章。3.借閱人員持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的測量檔案，檔案管理部門應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，如有違反，將依法追究其責(zé)任。3.查閱和借閱涉及公司機(jī)密的測量檔案時，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時報告并采取措施進(jìn)行處理。3.檔案存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.對因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，檔案管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和保護(hù)。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失，無法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.其他符合銷毀條件的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)