PAGE環(huán)境檔案管理制度分類一、總則（一）目的為加強公司環(huán)境檔案管理，確保環(huán)境檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，提高公司環(huán)境管理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在環(huán)境管理活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：環(huán)境檔案應如實反映公司環(huán)境管理工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋環(huán)境管理的各個方面，確保檔案資料齊全。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式和標準進行整理、歸檔。5.保密性原則：對涉及公司機密的環(huán)境檔案嚴格保密。二、環(huán)境檔案分類標準（一）環(huán)境管理文件類1.法律法規(guī)及政策文件國家和地方有關環(huán)境保護的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件。行業(yè)主管部門發(fā)布的環(huán)境相關政策、標準、規(guī)范。2.公司環(huán)境管理制度環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書等。環(huán)境目標、指標及管理方案。3.環(huán)境管理會議文件公司環(huán)境管理會議紀要、決議。與外部機構召開的環(huán)境相關會議資料。（二）環(huán)境監(jiān)測與檢測類1.環(huán)境監(jiān)測計劃年度、季度、月度環(huán)境監(jiān)測方案。監(jiān)測點位、項目、頻率等安排。2.監(jiān)測報告公司內(nèi)部環(huán)境監(jiān)測報告。委托外部監(jiān)測機構出具的檢測報告。3.監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析環(huán)境質(zhì)量數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表。數(shù)據(jù)分析報告及趨勢分析圖。（三）污染防治設施運行類1.污染防治設施設計資料廢水、廢氣、噪聲等污染防治設施的設計圖紙、說明書。設施選型依據(jù)及技術參數(shù)。2.設施運行記錄污染防治設施運行臺賬，包括運行時間、處理量、運行參數(shù)等。設備維護保養(yǎng)記錄，如維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等。3.設施運行效果評估污染防治設施運行效果監(jiān)測報告。對設施運行效果的分析評估報告，提出改進建議。（四）環(huán)境應急管理類1.應急預案綜合環(huán)境應急預案。專項環(huán)境應急預案，如突發(fā)水污染事故應急預案、突發(fā)大氣污染事故應急預案等。現(xiàn)場處置方案。2.應急演練記錄應急演練計劃、方案。演練過程記錄，包括演練時間、地點、參與人員、演練內(nèi)容、演練效果評估等。3.應急事件處理記錄突發(fā)環(huán)境事件報告、調(diào)查處理文件。應急物資使用記錄、應急救援行動記錄等。（五）環(huán)境影響評價類1.建設項目環(huán)境影響評價文件環(huán)境影響報告書、報告表及其批復文件。環(huán)境影響評價公眾參與相關資料。2.項目環(huán)?？⒐を炇召Y料建設項目竣工環(huán)境保護驗收申請報告。驗收監(jiān)測報告、驗收意見等。（六）環(huán)境教育培訓類1.環(huán)境培訓計劃年度環(huán)境培訓方案，明確培訓目標、內(nèi)容、對象、時間安排等。2.培訓教材及資料自編或收集的環(huán)境培訓教材、課件、講義等。3.培訓記錄員工環(huán)境培訓簽到表、培訓考核記錄等。（七）環(huán)境投訴與信訪類1.環(huán)境投訴記錄接到的環(huán)境投訴舉報信件、電話、網(wǎng)絡投訴等記錄。投訴內(nèi)容、處理過程及結果記錄。2.信訪回復資料對環(huán)境信訪問題的回復函、處理情況報告等。（八）其他環(huán)境檔案1.環(huán)保設施采購合同污染防治設施、監(jiān)測設備等采購合同及相關技術協(xié)議。2.環(huán)保項目合作協(xié)議與外部機構開展環(huán)保項目合作的協(xié)議、合同。3.環(huán)境表彰與獎勵資料公司獲得的環(huán)保相關榮譽證書、表彰文件等。4.其他與公司環(huán)境管理有關的文件、資料。三、環(huán)境檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責環(huán)境檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對在環(huán)境管理活動中形成的各類文件、資料，應按照分類標準及時收集，不得遺漏。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（二）整理方法1.分類整理：按照環(huán)境檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.編號編目：為每一份檔案編制唯一的編號，并進行編目，建立檔案目錄清單。3.裝訂歸檔：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，按照類別順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明類別、年度、起止編號等信息。4.電子檔案整理：對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。四、環(huán)境檔案的保管與存儲（一）保管期限1.法律法規(guī)及政策文件、公司環(huán)境管理制度等長期保存。2.環(huán)境監(jiān)測與檢測報告、污染防治設施運行記錄等保存期限根據(jù)相關規(guī)定確定，一般不少于5年。3.環(huán)境應急管理文件、環(huán)境影響評價文件等保存期限至項目結束后10年。4.環(huán)境教育培訓記錄、環(huán)境投訴與信訪記錄等保存期限為3年。（二）存儲條件1.紙質(zhì)檔案應存放在干燥、通風、防火、防潮的檔案庫房內(nèi)，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲設備應存放在適宜的環(huán)境中，避免受到損壞。3.對重要的環(huán)境檔案應采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案的安全性。（三）檔案保管職責1.檔案管理部門負責環(huán)境檔案的統(tǒng)一保管，建立檔案保管臺賬，記錄檔案的出入庫情況。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.各部門應配合檔案管理部門做好本部門環(huán)境檔案的保管工作，指定專人負責本部門檔案的整理、移交等工作。五、環(huán)境檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)境檔案，應填寫《環(huán)境檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。4.涉及公司機密的環(huán)境檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱環(huán)境檔案的，應填寫《環(huán)境檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、環(huán)境檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對環(huán)境檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、嚴格審批的原則。（二）鑒定組織成立環(huán)境檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對環(huán)境檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、記錄信息、利用情況等。2.參考檔案保管期限規(guī)定，結合公司實際情況，判斷檔案是否仍有保存價值。3.征求相關部門和人員的意見，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《環(huán)境檔案銷毀清單》。2.《環(huán)境檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理