PAGE檔案室內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室內(nèi)控制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的安全、完整、有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）編制依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準制定。（四）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。5.時效性原則：及時歸檔、整理和利用檔案，提高檔案管理效率。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案室內(nèi)控制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和考核。4.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司/組織各項工作提供支持和服務(wù)。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門要求，及時提供本部門檔案利用需求信息。4.負責本部門檔案保管場所的安全、衛(wèi)生工作，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、借閱登記等。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。4.積極參與檔案信息資源開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等文件。4.本公司/組織內(nèi)部各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄等文件。5.重要的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.人事檔案、財務(wù)檔案等專門檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期和復(fù)制人，并加蓋部門公章。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點，制定相應(yīng)的分類方案，進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫。3.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立人事檔案信息系統(tǒng)。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.各部門兼職檔案員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準確。2.將審核后的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進行再次審核。3.審核通過后，檔案管理部門按照檔案分類方案進行歸檔，編制檔案目錄和索引。4.將歸檔后的檔案上架存放，建立檔案保管臺賬。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各部門兼職檔案員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）檔案鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限劃分標準，結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出檔案鑒定意見。2.將檔案鑒定意見提交檔案鑒定工作小組進行審核。3.檔案鑒定工作小組根據(jù)審核意見，確定需要銷毀的檔案清單。4.對確定銷毀的檔案進行登記造冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。（四）檔案銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚毀、粉碎等。2.檔案銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。六、檔案利用與查詢（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)為本原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并辦理查閱手續(xù)。（三）檔案查詢流程1.利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責人審核簽字。3.申請表經(jīng)審核通過后，提交檔案管理部門。4.檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，查找相關(guān)檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。5.利用者在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。6.查閱完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認。（四）檔案借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱者歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱者責任。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄和文件內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)掛接：將掃描圖像與錄入的數(shù)據(jù)進行掛接，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護：實現(xiàn)檔案信息的錄入、修改、刪除等功能。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱與歸還：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計與分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供支持。5.系統(tǒng)安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。3.加強對檔案數(shù)據(jù)的備份管理，定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對檔案信息化管理系統(tǒng)的操作人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部審計部門負責對檔案室內(nèi)控制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門和各部門兼職檔案員的工作履職情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況和安全管理情況。4.檔案利用與查詢情況，是否符合規(guī)定流程和要求。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少開展一次全面的檔案工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及