PAGE人事檔案查閱登記制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的查閱行為，確保人事檔案的安全與保密，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工查閱人事檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱登記工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視人事檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證查閱工作有序進行。二、人事檔案查閱的范圍（一）公司內(nèi)部查閱1.人力資源部門因工作需要，可查閱員工的全部人事檔案信息，包括但不限于個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇、考核評價等。2.其他部門因涉及員工任用、晉升、調(diào)配、獎懲等人力資源管理相關(guān)工作，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱與該員工相關(guān)的部分檔案信息，如工作業(yè)績、獎懲記錄等。（二）外部查閱1.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法依規(guī)因辦案需要查閱公司員工人事檔案的，需出具相關(guān)法律文書，并經(jīng)公司法律顧問審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定程序查閱。2.其他外部機構(gòu)因特殊原因確需查閱公司員工人事檔案的，需經(jīng)公司董事會批準(zhǔn)，并嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、查閱登記流程（一）申請1.公司內(nèi)部查閱人員需填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并由所在部門負責(zé)人簽字確認。2.外部查閱單位需提交正式的查閱申請函，注明查閱事由、查閱人員名單、查閱范圍等，并加蓋單位公章。（二）審批1.人力資源部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否恰當(dāng)?shù)取?.對于公司內(nèi)部查閱申請，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，即可進行查閱；對于外部查閱申請，需報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項需經(jīng)公司董事會批準(zhǔn)。（三）登記1.經(jīng)審批同意的查閱申請，由人力資源部門檔案管理人員進行登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名或單位名稱、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱原因、審批意見等。2.建立查閱登記臺賬，詳細記錄每一次查閱活動的相關(guān)信息，以備查詢和追溯。（四）查閱1.查閱人員必須在檔案管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。2.查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的查閱范圍和要求進行查閱，不得私自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，需經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明“經(jīng)核對與原件一致”字樣，加蓋檔案管理專用章。（五）歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記臺賬上簽字確認。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。四、查閱人員的職責(zé)與紀律（一）職責(zé)1.查閱人員應(yīng)嚴格按照批準(zhǔn)的查閱范圍和要求進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或變更查閱內(nèi)容。2.查閱人員在查閱過程中，應(yīng)認真負責(zé)，對查閱的檔案信息進行妥善保管，不得隨意丟棄或損壞。（二）紀律1.查閱人員必須遵守公司的保密制度，不得泄露人事檔案中的任何信息。對因查閱檔案而知悉的公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等，應(yīng)予以嚴格保密。2.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員如違反本制度規(guī)定，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分；如造成嚴重后果的，將依法追究其法律責(zé)任。五、檔案管理人員的職責(zé)（一）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管人事檔案，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查、整理和維護，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況發(fā)生。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對人事檔案進行分類、編號、裝訂，建立健全檔案目錄和索引，方便查閱和管理。（二）查閱服務(wù)1.熱情接待查閱人員，按照查閱登記制度的要求，認真辦理查閱手續(xù)，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.在查閱過程中，嚴格監(jiān)督查閱人員的行為，確保查閱工作規(guī)范有序進行。對查閱人員提出的疑問，應(yīng)及時給予解答。（三）信息保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，對人事檔案信息予以保密。不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得私自利用檔案信息謀取私利。2.加強對檔案管理工作場所的安全防范，防止無關(guān)人員進入檔案存放區(qū)域，確保檔案信息安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案查閱登記制度的執(zhí)行情況進行自查，檢查查閱申請、審批、登記、查閱、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報渠道，鼓勵公司員工對違反人事檔案查閱登記制度的行為進行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供有關(guān)人事檔案查閱登記制度執(zhí)行情況的資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時對人事檔案查閱登記制度進行修訂和完善，不斷提高檔案管理工作水平。七、違規(guī)處理（一）對查閱人員的違規(guī)處理1.查閱人員如違反查閱登記制度規(guī)定查閱檔案，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等紀律處分。2.查閱人員如因違規(guī)查閱行為給公司或員工造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。（二）對檔案管理人員的違規(guī)處理1.檔案管理人員如違反檔案保管、查閱服務(wù)、信息保密等職責(zé)要求，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等紀律處分。2.檔案管理人員如因違規(guī)行為導(dǎo)致人事檔案信息泄露或檔案損壞、丟失等嚴重后果的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。