PAGE人事檔案查閱借閱制度一、總則1.目的為規(guī)范公司人事檔案的查閱和借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要查閱、借閱人事檔案的外部單位或個(gè)人。3.基本原則人事檔案的查閱和借閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、保密、規(guī)范的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。二、人事檔案查閱規(guī)定1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》。人力資源部門(mén)工作人員因工作需要查閱人事檔案的，需經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》。公司高層管理人員因工作需要查閱人事檔案的，可直接查閱，但需在查閱記錄上簽字確認(rèn)。2.查閱范圍查閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的范圍內(nèi)，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。查閱人事檔案時(shí)，只能查閱本人或本部門(mén)員工的檔案，不得查閱其他部門(mén)員工的檔案。3.查閱程序查閱人需提前向人力資源部門(mén)提交《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。人力資源部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知查閱人到指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)在人力資源部門(mén)工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、銷(xiāo)毀檔案材料。查閱人查閱完畢后，應(yīng)將檔案材料整理好，交還給人力資源部門(mén)工作人員，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。三、人事檔案借閱規(guī)定1.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案的，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。外部單位或個(gè)人因工作需要借閱人事檔案的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱范圍借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的范圍內(nèi)，不得借閱與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。借閱人事檔案時(shí)，只能借閱本人或本部門(mén)員工的檔案，不得借閱其他部門(mén)員工的檔案。3.借閱程序借閱人需提前向人力資源部門(mén)提交《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。人力資源部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知借閱人到指定地點(diǎn)辦理借閱手續(xù)。借閱人在辦理借閱手續(xù)時(shí)，需向人力資源部門(mén)工作人員提交有效身份證件，并繳納一定的押金。人力資源部門(mén)工作人員將檔案材料整理好，交給借閱人，并在借閱記錄上簽字確認(rèn)。借閱人借閱檔案的時(shí)間一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，需提前向人力資源部門(mén)申請(qǐng)，并說(shuō)明延期原因。借閱人借閱完畢后，應(yīng)將檔案材料整理好，交還給人力資源部門(mén)工作人員，并在借閱記錄上簽字確認(rèn)。人力資源部門(mén)工作人員在確認(rèn)檔案材料完整無(wú)損后，退還借閱人的押金。四、人事檔案查閱借閱的保密要求1.查閱借閱人員的保密義務(wù)查閱借閱人事檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱借閱人員在查閱借閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)報(bào)告。2.檔案管理人員的保密責(zé)任檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，并采取必要的措施確保檔案的安全與保密。檔案管理人員不得擅自將人事檔案提供給無(wú)關(guān)人員查閱或借閱，不得泄露檔案內(nèi)容。五、人事檔案查閱借閱的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查部門(mén)公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案查閱借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容查閱借閱申請(qǐng)是否經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，手續(xù)是否齊全。查閱借閱人員是否遵守保密制度，是否泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員是否嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，檔案是否安全與完整。3.違規(guī)處理對(duì)于違反人事檔案查閱借閱制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)于泄露檔案內(nèi)容的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施