PAGE紙質(zhì)檔案查閱制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工查閱紙質(zhì)檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：檔案查閱活動必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案查閱操作。4.必要性原則：查閱檔案應(yīng)基于工作需要，不得隨意查閱與工作無關(guān)的檔案。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案收集與整理負(fù)責(zé)公司各類紙質(zhì)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。（二）檔案存儲與保管建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善存儲保管。（三）查閱登記與管理負(fù)責(zé)受理檔案查閱申請，對查閱人員的身份、查閱目的、查閱范圍等進(jìn)行審核登記，并跟蹤查閱過程，確保檔案查閱活動符合規(guī)定。（四）檔案安全監(jiān)督定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案的安全。三、查閱申請與審批（一）查閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《紙質(zhì)檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。2.申請表應(yīng)由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)查閱目的與工作相關(guān)，并對查閱行為負(fù)責(zé)。（二）審批流程1.普通檔案查閱：對于一般性檔案的查閱申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理部門為申請人辦理查閱手續(xù)。2.重要檔案查閱：涉及公司核心機(jī)密、重大決策等重要檔案的查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門在收到分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見后，方可為申請人辦理查閱手續(xù)。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要查閱檔案，且無法按照正常審批流程進(jìn)行時(shí)，申請人應(yīng)電話向檔案管理部門負(fù)責(zé)人說明情況，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。四、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.根據(jù)工作崗位和職責(zé)，確定不同人員的檔案查閱權(quán)限。一般情況下，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員可查閱與其工作相關(guān)的檔案；涉及跨部門工作的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)后確定查閱權(quán)限。2.公司高層管理人員可根據(jù)工作需要查閱各類檔案，但應(yīng)遵守查閱規(guī)定，確保檔案安全。（二）查閱范圍1.查閱人員只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需查閱超出權(quán)限范圍的檔案，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。2.檔案查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定為與工作相關(guān)的內(nèi)容，禁止查閱個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等無關(guān)信息。五、查閱方式與場所（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱：申請人可在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行現(xiàn)場查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。2.復(fù)制查閱：如因工作需要，申請人可申請復(fù)制部分檔案內(nèi)容。復(fù)制申請應(yīng)在《紙質(zhì)檔案查閱申請表》中注明，經(jīng)審批通過后，由檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，與原件具有同等效力。（二）查閱場所檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門設(shè)立的專門查閱場所進(jìn)行，查閱場所應(yīng)保持安靜、整潔，具備必要的桌椅、照明等設(shè)施，以方便查閱人員工作。查閱場所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，對查閱過程進(jìn)行全程錄像，以備查閱。六、查閱紀(jì)律與要求（一）查閱紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完好。如需在檔案上進(jìn)行標(biāo)注或記錄，應(yīng)使用鉛筆或其他不損壞檔案的工具，并在查閱結(jié)束后及時(shí)清理。3.查閱人員不得將檔案帶出查閱場所，如有特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)按照審批通過的查閱范圍和目的進(jìn)行查閱，不得擅自查閱其他無關(guān)檔案。2.在查閱過程中，查閱人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，如有疑問或發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案整理歸位，由檔案管理部門工作人員進(jìn)行核對確認(rèn)。七、檔案歸還與注銷（一）檔案歸還1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)歸還所查閱的檔案。如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，查閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，并由檔案管理部門工作人員進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）注銷手續(xù)檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時(shí)辦理查閱注銷手續(xù)，將查閱記錄從檔案查閱登記簿中刪除，并更新檔案的狀態(tài)信息。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.在檔案查閱過程中，檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員應(yīng)對所查閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自傳播、擴(kuò)散檔案信息。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案的安全存儲。2.在檔案查閱場所，應(yīng)設(shè)置必要的安全警示標(biāo)識，提醒查閱人員注意安全。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對查閱場所的安全巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查查閱申請審批、查閱范圍控制、查閱紀(jì)律遵守等方面的情況，確保檔案查閱活動規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理對于違反檔案查閱制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如造成檔案丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的