PAGE保護(hù)檔案原件借還制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案原件的管理，確保檔案原件的安全與完整，規(guī)范檔案原件的借還行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱檔案原件的情況，以及外單位因特定事由申請(qǐng)借閱公司/組織檔案原件的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.檔案原件的借還必須嚴(yán)格遵循法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息安全。2.借還過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，保證手續(xù)完備、責(zé)任明確。3.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部正常工作需求，在確保檔案安全的前提下，合理考慮外單位借閱申請(qǐng)。二、檔案原件管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案原件借還制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案原件的日常保管，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。3.審核檔案原件借閱申請(qǐng)，辦理借還手續(xù)，記錄借還情況。4.定期對(duì)檔案原件借還情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）借閱申請(qǐng)部門職責(zé)1.明確借閱檔案原件的具體用途和必要性，確保借閱行為符合工作實(shí)際需求。2.安排專人負(fù)責(zé)辦理檔案原件借閱申請(qǐng)手續(xù)，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的借閱信息。3.督促借閱人員按時(shí)歸還檔案原件，對(duì)因特殊情況需延期歸還的，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案原件借還制度，愛護(hù)檔案原件，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案原件。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案原件，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.對(duì)在借閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。三、檔案原件借閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部借閱申請(qǐng)與審批1.公司/組織內(nèi)部各部門員工因工作需要借閱檔案原件，應(yīng)填寫《檔案原件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱用途是否合理、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否明確等。審核通過后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄相關(guān)信息。（二）外單位借閱申請(qǐng)與審批1.外單位因工作需要借閱公司/組織檔案原件，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請(qǐng)，說明借閱單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、借閱檔案的名稱和數(shù)量、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容。2.申請(qǐng)單位應(yīng)同時(shí)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，表明借閱行為的合法性和必要性。3.檔案管理部門收到外單位借閱申請(qǐng)后，進(jìn)行初步審核。對(duì)于重要檔案原件的借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。四、檔案原件借還手續(xù)辦理（一）借閱登記1.檔案管理人員在辦理檔案原件借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案原件的名稱、數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案原件借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人員姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量等內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，確保借閱信息準(zhǔn)確無誤。（二）檔案交付1.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)，將檔案原件當(dāng)面交付給借閱人員，并提醒借閱人員注意檔案的保管和使用要求。2.對(duì)于珍貴或易損的檔案原件，檔案管理人員可采取復(fù)印、拍照等方式提供相關(guān)資料，盡量減少原件借閱次數(shù)。（三）歸還手續(xù)1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)，將檔案原件完好無損地歸還至檔案管理部門。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案原件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通并查明原因。3.確認(rèn)無誤后，檔案管理人員在《檔案原件借閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并由借閱人員簽字確認(rèn)。五、檔案原件借還期限與延期（一）借還期限1.公司/組織內(nèi)部員工借閱檔案原件的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.外單位借閱檔案原件的期限根據(jù)具體情況另行商定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）延期申請(qǐng)1.借閱人員如需延期歸還檔案原件，應(yīng)在原借還期限屆滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提交《檔案原件延期歸還申請(qǐng)表》，說明延期原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，辦理延期手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中更新相關(guān)信息。六、檔案原件借還過程中的保護(hù)措施（一）借閱環(huán)境要求1.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的安靜、整潔、安全的環(huán)境中查閱檔案原件，不得在借閱過程中吸煙、飲食、使用可能損壞檔案的工具等。2.檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和條件，如桌椅、照明設(shè)備等，確保借閱人員能夠正常查閱檔案。（二）檔案保護(hù)措施1.借閱人員不得擅自將檔案原件帶出檔案管理部門指定的區(qū)域。如需在非指定區(qū)域查閱，應(yīng)提前經(jīng)檔案管理部門同意，并采取必要的保護(hù)措施。2.嚴(yán)禁在檔案原件上涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復(fù)印。如需復(fù)印檔案原件，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)檔案原件有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，盡量減少損失。七、檔案原件借還過程中的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案原件的借還情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記表的記錄是否完整、準(zhǔn)確，檔案原件是否按時(shí)歸還、有無損壞等。2.檢查周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告存檔。（二）不定期抽查1.公司/組織相關(guān)管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案原件借還情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查借閱手續(xù)是否完備、檔案保護(hù)措施是否落實(shí)等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。八、檔案原件借還過程中的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借閱人員在借閱檔案原件過程中，應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容予以嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案原件及相關(guān)借閱信息，防止信息泄露。（二）保密措施1.檔案原件應(yīng)存放在專門的檔案庫房或保密柜中，實(shí)行專人專管。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案原件，借閱過程應(yīng)采取加密、限制訪問等措施，確保信息安全。3.借閱人員不得在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，如需在工作場(chǎng)所討論，應(yīng)選擇安全、保密的區(qū)域，并確保無關(guān)人員不在場(chǎng)。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定辦理檔案原件借閱申請(qǐng)與審批手續(xù)，擅自借閱檔案原件。2.未按時(shí)歸還檔案原件，且未辦理延期手續(xù)。3.在檔案原件借還過程中，違反檔案保護(hù)措施或保密規(guī)定，造成檔案損壞、丟失或信息泄露。4.擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或復(fù)印檔案原件。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、暫停工作直至解除勞動(dòng)合同等處理措施。3.因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。4.對(duì)于外單位借閱人員的違規(guī)行為，除按照上述規(guī)定處理外，