PAGE檔案資料內(nèi)控制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在檔案資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的內(nèi)部控制管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動所產(chǎn)生的檔案資料，確保無遺漏。4.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案資料的實體安全和信息安全，防止丟失、損壞、泄露。6.保密性原則：對涉及公司機密的檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。7.可追溯性原則：檔案資料的形成、流轉(zhuǎn)等過程應(yīng)具有清晰的記錄，便于追溯和查詢。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善檔案資料內(nèi)控制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。集中統(tǒng)一保管公司各類檔案資料，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案資料查詢、借閱等服務(wù)。定期對檔案資料進行鑒定、銷毀等處置工作。2.各部門負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確、完整。明確本部門檔案資料管理人員，配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。按照規(guī)定的期限和要求向檔案管理部門移交檔案資料。3.公司管理層負責(zé)審批檔案資料內(nèi)控制度及重大檔案管理事項。監(jiān)督檔案資料內(nèi)控制度的有效執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、合同協(xié)議、項目文檔、客戶資料、財務(wù)報表、審計報告等。3.技術(shù)研發(fā)類：如研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等。4.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案資料形成的時間順序和類別，及時收集各類檔案資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合要求（如紙質(zhì)、電子等）。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集相關(guān)的背景材料、補充說明等，以確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理規(guī)范1.分類：按照檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容等進行分類，可采用一級分類、二級分類等方式，確保分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.編號：為每一份檔案資料或每一組檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和檢索。三、檔案資料的歸檔（一）歸檔期限1.行政管理類檔案資料應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案資料應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動的結(jié)束時間，在[X]個工作日內(nèi)歸檔，對于重大項目檔案資料應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.技術(shù)研發(fā)類檔案資料應(yīng)在研發(fā)項目驗收通過后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案資料管理人員對收集整理好的檔案資料進行初步審核，確保符合歸檔要求。2.填寫檔案資料歸檔清單，清單應(yīng)包括檔案資料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.將審核通過的檔案資料及歸檔清單一并移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案資料進行再次審核，核對無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將檔案資料存入指定的檔案庫房或電子存儲系統(tǒng)。四、檔案資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、安全防護、訪問控制等功能，定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放于檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)按照存儲格式和類別進行分類存儲，建立電子檔案目錄索引，方便檢索。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等，具體保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。2.對于保管期限已滿的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（四）檔案資料的清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行清查和盤點，每年至少進行[X]次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。2.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料。2.外部單位因法律法規(guī)要求或業(yè)務(wù)合作需要查閱公司檔案資料。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫檔案資料查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。2.外部查閱查閱人提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。查閱申請函經(jīng)公司管理層審批后，檔案管理部門按照審批意見提供檔案資料，并與查閱人簽訂保密協(xié)議，明確查閱人在查閱過程中的保密責(zé)任。檔案管理部門對外部查閱情況進行跟蹤記錄，查閱結(jié)束后及時收回檔案資料。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案資料，未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。2.查閱檔案資料時，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財務(wù)人員等組成，負責(zé)對檔案資料的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，確定檔案資料的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案資料，可予以鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的檔案資料進行清理，列出擬銷毀檔案資料清單。2.將擬銷毀檔案資料清單提交至檔案資料鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組對檔案資料進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定是否銷毀，并形成鑒定意見。4.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案資料清單，報公司管理層審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案資料銷毀工作。2.銷毀紙質(zhì)檔案資料時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.銷毀電子檔案資料時，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進行徹底刪除，并做好相關(guān)記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，保存期限為[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案資料管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案資料和情況說明。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進檔案資料管理工作，完善內(nèi)控制度。（三）責(zé)任追究1.對于違反檔案資料內(nèi)控制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.對因工作失誤、失職等導(dǎo)