PAGE制度文書檔案管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司制度文書檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類制度文書檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司制度文書檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的泄露、損毀和丟失。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息支持。二、制度文書檔案的定義與分類（一）定義制度文書檔案是指公司在各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、規(guī)定、辦法、章程、協(xié)議等書面材料。（二）分類1.公司管理制度類：包括公司章程、公司基本管理制度、各部門管理制度等。2.業(yè)務(wù)流程類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)的操作流程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。3.會(huì)議文件類：如公司各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.合同協(xié)議類：涉及公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.請示報(bào)告類：員工向上級提交的請示、報(bào)告、工作匯報(bào)等。6.其他類：如公司的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。三、制度文書檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門及員工在履行工作職責(zé)過程中，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)形成各類制度文書。2.制度文書應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范，確保其具有法律效力和保存價(jià)值。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)制度文書的收集工作，確保本部門形成的檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.對于外來文件，如政府部門的政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)傳遞給檔案管理部門。3.在文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，不得積壓或私自留存。四、制度文書檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）整理方法1.分類：按照制度文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱。五、制度文書檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.已整理好的各類制度文書檔案。2.與檔案相關(guān)的電子文件、照片、錄音、錄像等資料。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的制度文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重大項(xiàng)目或特殊事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.照片、錄音錄像等資料應(yīng)進(jìn)行整理和標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并與相關(guān)文字檔案一同歸檔。六、制度文書檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.制度文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、公司重要決策文件、涉及公司重大權(quán)益的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，包括公司一般性管理制度、業(yè)務(wù)流程文件等。4.短期保管的檔案為1年至10年，如一般性的請示報(bào)告、會(huì)議文件等。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，防止檔案的泄露、損毀和丟失。七、制度文書檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司相關(guān)檔案，但須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、制度文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)記載檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。九、制度文書檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司制度文書檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對制度文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.利用檔案管理軟件對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和業(yè)務(wù)能力。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的制度文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。