PAGE樣品物料管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品物料的管理，確保樣品物料的安全、完整，保證生產(chǎn)、研發(fā)等工作的順利進(jìn)行，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及樣品物料的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、銷售部門等。（三）定義1.樣品物料：指公司為了產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、市場推廣等目的而準(zhǔn)備的各類原材料、半成品、成品及相關(guān)配件等。2.樣品物料管理：涵蓋樣品物料的采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用、發(fā)放、回收、盤點(diǎn)、報(bào)廢等全過程的管理活動(dòng)。（四）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保樣品物料管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證樣品物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息準(zhǔn)確無誤，記錄清晰可查。3.安全性原則：保障樣品物料在存儲(chǔ)、使用過程中的安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。4.高效性原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，降低管理成本，確保樣品物料能及時(shí)滿足公司各項(xiàng)工作需求。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)工作需要，提前制定樣品物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，確保計(jì)劃的合理性和必要性。對于涉及金額較大或特殊規(guī)格的樣品物料采購計(jì)劃，還需報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商進(jìn)行評估時(shí)，需收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，并實(shí)地考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等。經(jīng)評估合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。（三）采購合同1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同簽訂前，需由法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行采購任務(wù)，及時(shí)跟蹤合同履行情況。三、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)采購合同、相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定樣品物料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物料的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的要求。2.對于特殊規(guī)格或定制的樣品物料，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在采購合同中明確約定，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)。（二）驗(yàn)收流程1.樣品物料到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量控制部門應(yīng)安排專業(yè)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)核對物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息是否與采購合同一致，并對物料的外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。3.對于需要進(jìn)行性能檢測或質(zhì)量檢驗(yàn)的樣品物料，應(yīng)按照規(guī)定的檢測方法和流程進(jìn)行檢測。檢測合格后方可辦理入庫手續(xù)。4.驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《樣品物料驗(yàn)收不合格報(bào)告》，注明問題詳情，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）驗(yàn)收記錄1.質(zhì)量控制部門應(yīng)做好樣品物料驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查詢和追溯。四、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.根據(jù)樣品物料的特性，設(shè)置合適的存儲(chǔ)環(huán)境，如常溫庫、冷藏庫、冷凍庫、防潮庫、防靜電庫等。2.存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度等條件應(yīng)符合物料存儲(chǔ)要求。對于有特殊存儲(chǔ)要求的物料，應(yīng)配備相應(yīng)的監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控存儲(chǔ)環(huán)境參數(shù)。（二）存儲(chǔ)方式1.按照物料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并嚴(yán)格按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.物料應(yīng)按照規(guī)定的擺放方式進(jìn)行存放，不得隨意堆放，確保物料存儲(chǔ)穩(wěn)固，防止倒塌、損壞。（三）庫存盤點(diǎn)1.定期對樣品物料進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括整理庫存賬目、核對物料數(shù)量等。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)等信息與庫存賬目是否一致。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《樣品物料庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《樣品物料盤盈/盤虧報(bào)告》，報(bào)相關(guān)部門審批處理。五、使用管理（一）領(lǐng)用申請1.各部門因工作需要領(lǐng)用樣品物料時(shí)，應(yīng)填寫《樣品物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.《樣品物料領(lǐng)用申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對于貴重或限量的樣品物料領(lǐng)用申請，還需報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）領(lǐng)用發(fā)放1.倉庫管理人員根據(jù)經(jīng)審批的《樣品物料領(lǐng)用申請表》進(jìn)行物料發(fā)放，并在申請表上簽字確認(rèn)。發(fā)放時(shí)應(yīng)核對物料的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息是否與申請表一致。2.對于需要試用或測試的樣品物料，領(lǐng)用人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。如因特殊原因需要延長使用時(shí)間，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）使用監(jiān)督1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對樣品物料使用過程的監(jiān)督管理，確保物料的合理使用，避免浪費(fèi)和損壞。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)對樣品物料在生產(chǎn)、研發(fā)等過程中的使用情況進(jìn)行不定期檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用或質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。六、回收管理（一）回收范圍1.對于已使用完畢或不再需要的樣品物料，應(yīng)進(jìn)行回收?；厥辗秶ㄊＳ嗟脑牧?、半成品、成品、包裝材料等。2.對于因質(zhì)量問題或其他原因需退回供應(yīng)商的樣品物料，也應(yīng)按照本制度進(jìn)行回收管理。（二）回收流程1.使用部門將需回收的樣品物料整理后，填寫《樣品物料回收申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、回收原因等信息，并提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理人員對回收的樣品物料進(jìn)行核對、清點(diǎn)，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，并在《樣品物料回收申請表》上簽字確認(rèn)。3.對于需退回供應(yīng)商的樣品物料，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，辦理退貨手續(xù)。退貨時(shí)應(yīng)確保物料的包裝、標(biāo)識(shí)等完好無損，并附上相關(guān)質(zhì)量證明文件。（三）回收記錄1.倉庫管理部門應(yīng)做好樣品物料回收記錄，記錄內(nèi)容包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、回收日期、回收部門、回收原因等信息。2.回收記錄應(yīng)與庫存賬目進(jìn)行核對，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，回收記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.制定年度盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準(zhǔn)備工作。2.根據(jù)實(shí)際情況，可對重點(diǎn)物料或關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期的專項(xiàng)盤點(diǎn)，以確保物料管理的準(zhǔn)確性和安全性。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.成立盤點(diǎn)小組，由財(cái)務(wù)部門、倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員組成。盤點(diǎn)小組負(fù)責(zé)組織實(shí)施盤點(diǎn)工作，確保盤點(diǎn)過程的公正、準(zhǔn)確。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)方法和流程進(jìn)行操作，認(rèn)真核對物料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量狀況等信息與庫存賬目是否一致。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告盤點(diǎn)小組負(fù)責(zé)人。3.對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)詳細(xì)記錄其數(shù)量、金額、原因等信息，并填寫《樣品物料盤盈/盤虧報(bào)告》。盤盈、盤虧報(bào)告應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整庫存賬目，確保賬實(shí)相符。對于盤盈的物料，應(yīng)查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；對于盤虧的物料，應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。2.針對盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的管理漏洞或問題，應(yīng)及時(shí)制定整改措施，完善管理制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。八、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.對于損壞、變質(zhì)、過期等無法繼續(xù)使用的樣品物料，由使用部門填寫《樣品物料報(bào)廢申請表》，注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交至質(zhì)量控制部門進(jìn)行報(bào)廢鑒定。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)組織專業(yè)人員對申請報(bào)廢的樣品物料進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)其是否符合報(bào)廢條件。對于價(jià)值較高或涉及環(huán)保等特殊要求的樣品物料報(bào)廢鑒定，還應(yīng)邀請相關(guān)專家進(jìn)行評估。（二）報(bào)廢審批1.《樣品物料報(bào)廢申請表》經(jīng)質(zhì)量控制部門鑒定通過后，提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)根據(jù)物料的價(jià)值、性質(zhì)等確定，一般需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、上級領(lǐng)導(dǎo)等多級審批。2.審批通過后的《樣品物料報(bào)廢申請表》作為報(bào)廢處理的依據(jù)，各部門應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行后續(xù)操作。（三）報(bào)廢處理1.對于批準(zhǔn)報(bào)廢的樣品物料，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行處理。對于可回收利用的物料，應(yīng)進(jìn)行回收處理；對于不可回收利用的物料，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，如銷毀、深埋、交有資質(zhì)的處理單位處理等。2.在報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢日期、處理方式等信息。報(bào)廢記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)、檢查等需要。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對樣品物料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、賬目記錄準(zhǔn)確性、物料安全等方面的問題。2.審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）日常檢查1.質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對樣品物料管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括物料存儲(chǔ)狀況、使用情況、賬目記錄等。2.