PAGE檔案人員進(jìn)出庫(kù)房制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案資料的完整與安全，規(guī)范檔案人員進(jìn)出庫(kù)房行為，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案庫(kù)房管理及進(jìn)出庫(kù)房的人員，包括檔案管理人員、借閱檔案人員、因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的其他人員等。3.基本原則檔案庫(kù)房管理應(yīng)遵循安全第一、嚴(yán)格規(guī)范、確保質(zhì)量的原則，保障檔案在存儲(chǔ)和流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全與完整。二、檔案庫(kù)房管理規(guī)定1.庫(kù)房環(huán)境要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)防霉藥品等，并定期檢查維護(hù)，確保其性能良好。庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固防盜，并有防護(hù)措施，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案存儲(chǔ)要求檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。存放檔案的貨架、柜架應(yīng)牢固可靠，并有明顯的標(biāo)識(shí)，注明檔案類別、年度等信息。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，異地存放。3.庫(kù)房安全管理庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于30天。庫(kù)房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。庫(kù)房鑰匙丟失或損壞時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并更換。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品。三、檔案人員進(jìn)出庫(kù)房規(guī)定1.檔案管理人員進(jìn)出庫(kù)房規(guī)定檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格遵守進(jìn)出庫(kù)房的流程。進(jìn)入庫(kù)房前，應(yīng)檢查自身著裝是否符合要求，不得穿著易產(chǎn)生靜電的服裝、帶釘鞋等進(jìn)入庫(kù)房。進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉手機(jī)等可能產(chǎn)生電磁干擾的設(shè)備，不得攜帶無(wú)關(guān)物品進(jìn)入庫(kù)房。在庫(kù)房?jī)?nèi)工作時(shí)，應(yīng)輕拿輕放檔案，不得隨意翻動(dòng)、涂改、污損檔案。工作結(jié)束后，應(yīng)認(rèn)真檢查庫(kù)房門(mén)窗、電器設(shè)備等是否關(guān)閉，確保庫(kù)房安全。2.借閱檔案人員進(jìn)出庫(kù)房規(guī)定借閱檔案人員應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入庫(kù)房。進(jìn)入庫(kù)房前，應(yīng)由檔案管理人員陪同，并在登記本上記錄進(jìn)出時(shí)間、姓名、借閱檔案名稱等信息。在庫(kù)房?jī)?nèi)，借閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自進(jìn)入其他區(qū)域。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)大聲喧嘩、吸煙等。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在登記本上簽字確認(rèn)。3.因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的其他人員進(jìn)出庫(kù)房規(guī)定因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的其他人員，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明進(jìn)入庫(kù)房的原因、時(shí)間、工作內(nèi)容等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。進(jìn)入庫(kù)房前，應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行安全交底，告知庫(kù)房安全注意事項(xiàng)。在庫(kù)房?jī)?nèi)，其他人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行工作，不得擅自操作檔案管理設(shè)備。工作結(jié)束后，應(yīng)清理工作現(xiàn)場(chǎng)，經(jīng)檔案管理人員檢查確認(rèn)后方可離開(kāi)庫(kù)房。四、進(jìn)出庫(kù)房流程1.進(jìn)入庫(kù)房流程檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)先打開(kāi)庫(kù)房門(mén)，檢查庫(kù)房?jī)?nèi)是否有異常情況。確認(rèn)庫(kù)房安全后，方可進(jìn)入庫(kù)房。進(jìn)入庫(kù)房后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉庫(kù)房門(mén)。借閱檔案人員和因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的其他人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)先在登記本上登記相關(guān)信息，然后由檔案管理人員陪同進(jìn)入庫(kù)房。2.離開(kāi)庫(kù)房流程檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案、設(shè)備等是否妥善保管，門(mén)窗、電器設(shè)備等是否關(guān)閉，并在登記本上記錄離開(kāi)時(shí)間。借閱檔案人員和因工作需要進(jìn)入庫(kù)房的其他人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)將借閱的檔案歸還檔案管理人員，并在登記本上簽字確認(rèn)，然后由檔案管理人員陪同離開(kāi)庫(kù)房。離開(kāi)庫(kù)房后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉庫(kù)房門(mén)。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案人員進(jìn)出庫(kù)房制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。檔案管理人員應(yīng)相互監(jiān)督，對(duì)違反制度的行為及時(shí)制止并報(bào)告。2.外部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況及檔案安全狀況。接受上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)監(jiān)管部門(mén)等的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。六、違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案人員進(jìn)出庫(kù)房制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：情節(jié)較輕的，給予警告批評(píng)，并責(zé)令其立即改正。情節(jié)較重的，給予通報(bào)批評(píng)，并處以一定金額的罰款。造成檔案損壞、丟失等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、培訓(xùn)與教育1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案庫(kù)房管理制度、進(jìn)出庫(kù)房流程、安全知識(shí)等，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。2.新入職的檔案人員應(yīng)接受專門(mén)的入職培訓(xùn)