PAGE地產(chǎn)公司工程檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地產(chǎn)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工驗(yàn)收交付全過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)流程和內(nèi)在邏輯，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和歸檔，使其具有系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案的格式、內(nèi)容等符合要求。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)及參建單位的工程檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.組織工程檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.定期對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估，提出改進(jìn)措施。（二）項(xiàng)目管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.督促、指導(dǎo)參建單位做好工程檔案管理工作，確保參建單位按要求及時(shí)提交工程檔案。3.參與工程檔案的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核。（三）參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照合同要求和公司檔案管理規(guī)定，定期向項(xiàng)目管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)提交工程檔案。3.接受公司檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，配合做好工程檔案的驗(yàn)收工作。三、工程檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程決算審計(jì)報(bào)告等。6.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、工程照片、影像資料等。（二）編號(hào)工程檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和實(shí)用性原則，采用分類(lèi)編號(hào)法。編號(hào)格式如下：[項(xiàng)目名稱(chēng)縮寫(xiě)][檔案類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]例如：[XX花園][Q][2023][001]，其中“Q”代表前期文件。四、工程檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)及參建單位應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案形成過(guò)程中的原始性和完整性。2.工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件資料應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓或丟失。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的批復(fù)、設(shè)計(jì)變更通知等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按要求進(jìn)行分發(fā)和歸檔。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按圖號(hào)順序排列，并編制圖紙目錄。4.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步整理，確保內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。五、工程檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)及參建單位應(yīng)在工程建設(shè)項(xiàng)目階段性完成或竣工后，及時(shí)將整理好的工程檔案移交檔案管理部門(mén)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份由移交單位保存。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的工程檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回移交單位重新整理。（二）保管要求1.工程檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，上架排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速檢索。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證其可讀性和可用性。六、工程檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。七、工程檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)工程檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修及法律糾紛等方面的參考作用。3.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式