PAGE基建項(xiàng)目檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建項(xiàng)目檔案管理，確?；?xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目從項(xiàng)目前期策劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.基建項(xiàng)目檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案管理應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，做到及時(shí)收集、整理、歸檔。3.基建項(xiàng)目檔案應(yīng)真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，具有可追溯性和憑證作用。二、歸檔范圍與要求（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及相關(guān)審批文件。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案及批復(fù)等文件。3.項(xiàng)目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等規(guī)劃類文件。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。2.設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審記錄等相關(guān)會(huì)議文件。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。2.工程定位測(cè)量、施工放線記錄等測(cè)量文件。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等質(zhì)量驗(yàn)收文件。5.施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表、工程聯(lián)系單等施工過(guò)程記錄文件。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等監(jiān)理文件。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等監(jiān)理工作記錄文件。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等監(jiān)理驗(yàn)收文件。（五）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等竣工驗(yàn)收文件。2.工程竣工決算報(bào)告、工程審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)審計(jì)文件。3.工程質(zhì)量保修書、使用說(shuō)明書等保修及使用文件。（六）其他文件1.項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各類合同文件，包括工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。2.與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的來(lái)往函件、會(huì)議紀(jì)要、通知等文件。（七）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)原件齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行分類整理，編制目錄。三、歸檔流程（一）文件收集1.各部門及項(xiàng)目參建單位負(fù)責(zé)本部門或本單位在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成文件材料的收集工作。2.收集人員應(yīng)定期對(duì)文件材料進(jìn)行清查，確保文件不遺漏、不丟失。（二）文件整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照歸檔范圍和要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、來(lái)源等信息。3.整理過(guò)程中應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性。（三）文件歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時(shí)移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的文件退回原部門重新整理。3.審核通過(guò)的文件按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、裝盒，并編制檔案目錄。四、檔案保管（一）保管期限基建項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。2.長(zhǎng)期保存的檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的主要技術(shù)文件、質(zhì)量驗(yàn)收文件等，保管期限為[X]年。3.短期保存的檔案包括一般性文件材料，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房溫濕度適宜，通風(fēng)良好，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。2.檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜架上，按照類別和保管期限進(jìn)行排列存放。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱基建項(xiàng)目檔案，查閱范圍應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。外部單位查閱檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、復(fù)制檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重判定、區(qū)別對(duì)待的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及項(xiàng)目參建單位的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括文件收集、整理、編目、上架等。2.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案的安全和完整。3.為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、復(fù)制等手續(xù)。4.參與檔案鑒定和銷毀工作，協(xié)助編制檔案銷毀清冊(cè)。（三）項(xiàng)目參建單位職責(zé)1.明確本單位檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.按照公司檔