PAGE檔案管理借閱制度范本一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和工作流程。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。建立檔案檢索工具，便于檔案的查詢和利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定的范圍和程序，做好檔案的借閱、歸還、查閱等服務(wù)工作。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2.借閱部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案借閱手續(xù)。對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、涂改、污損、丟失或銷毀。在檔案使用完畢后，及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。配合檔案管理部門做好檔案的統(tǒng)計(jì)、清查等工作。三、檔案借閱規(guī)定1.借閱范圍因工作需要，確需查閱或借閱檔案的公司內(nèi)部人員，可按照本制度辦理借閱手續(xù)。外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱權(quán)限一般員工只能查閱與其工作相關(guān)的檔案，如需借閱，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人可查閱和借閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)可查閱和借閱公司所有檔案。3.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.借閱數(shù)量每次借閱檔案的數(shù)量不得超過(guò)[X]卷（冊(cè)），確因工作需要增加借閱數(shù)量的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.借閱手續(xù)借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人憑《檔案借閱申請(qǐng)表》和有效身份證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。6.歸還手續(xù)借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)將檔案整理整齊，交檔案管理部門核對(duì)。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。檔案管理部門在確認(rèn)檔案完整無(wú)損后，辦理歸還登記手續(xù)，并將《檔案借閱申請(qǐng)表》存檔。四、檔案查閱規(guī)定1.查閱范圍公司內(nèi)部人員可按照規(guī)定查閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱權(quán)限一般員工只能查閱與其工作相關(guān)的檔案，如需查閱其他檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案。公司領(lǐng)導(dǎo)可查閱公司所有檔案。3.查閱手續(xù)查閱人需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后按照規(guī)定提供檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人憑《檔案查閱申請(qǐng)表》和有效身份證件到檔案管理部門查閱檔案。4.查閱要求查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理部門。查閱人不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、抄錄、復(fù)印或拍照檔案。如需復(fù)印或拍照檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人在查閱檔案過(guò)程中，應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上做任何標(biāo)記。查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案整理整齊，交檔案管理部門核對(duì)。五、檔案保密規(guī)定1.保密范圍公司的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料、客戶信息等。檔案管理部門在檔案管理過(guò)程中掌握的涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的資料。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置保密設(shè)施、限制查閱人員范圍等。借閱人和查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需在公開(kāi)場(chǎng)合引用檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。3.保密責(zé)任檔案管理人員如違反保密制度，泄露檔案內(nèi)容，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。借閱人和查閱人如違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處分；給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。六、檔案利用與統(tǒng)計(jì)1.檔案利用檔案管理部門應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)公司需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。鼓勵(lì)員工充分利用檔案資源，開(kāi)展業(yè)務(wù)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、工作創(chuàng)新等活動(dòng)，提高工作效率和質(zhì)量。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或改變利用目的。2.檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況，為公司決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。七、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，確定檔案的保管期限和價(jià)值。對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，確保銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》一致。銷毀完畢后，監(jiān)