PAGE檔案提供利用審批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案提供利用行為，確保檔案信息的安全與合理使用，特制定本審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在涉及檔案查閱、借閱、復(fù)制等提供利用活動(dòng)時(shí)的審批管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案提供利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持，促進(jìn)檔案資源的合理利用。二、檔案提供利用的類(lèi)型及要求（一）查閱1.適用范圍：因工作需要，在公司內(nèi)部對(duì)檔案進(jìn)行查閱的活動(dòng)。2.查閱要求查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，明確查閱目的、所需檔案名稱(chēng)及范圍等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。查閱應(yīng)在公司檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱人員對(duì)查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）借閱1.適用范圍：因工作需要，將檔案借出公司指定場(chǎng)所使用的活動(dòng)。2.借閱要求借閱人員需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等。申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）復(fù)制1.適用范圍：因工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行部分或全部復(fù)制的活動(dòng)。2.復(fù)制要求復(fù)制申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。涉及重要或機(jī)密檔案的復(fù)制，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制方式和要求進(jìn)行復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)“復(fù)制件與原件核對(duì)無(wú)誤”章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。三、審批流程（一）查閱審批流程1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)查閱目的及必要性進(jìn)行審核，如認(rèn)為合理，簽字批準(zhǔn)申請(qǐng)表。3.查閱人員將簽字后的申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表安排查閱事宜，并指定專(zhuān)人協(xié)助查閱。（二）借閱審批流程1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，依次提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核借閱理由及必要性，簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注借閱期限、歸還時(shí)間等，簽字確認(rèn)。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況進(jìn)行最終審批，批準(zhǔn)后申請(qǐng)表返回檔案管理部門(mén)。5.檔案管理部門(mén)憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并記錄借閱相關(guān)信息。（三）復(fù)制審批流程1.復(fù)制申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核復(fù)制用途及必要性，簽字批準(zhǔn)。3.申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案重要性及機(jī)密程度進(jìn)行審查，簽字確認(rèn)。4.涉及重要或機(jī)密檔案的復(fù)制，申請(qǐng)表還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。5.檔案管理部門(mén)依據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行復(fù)制操作，并按要求對(duì)復(fù)制件進(jìn)行標(biāo)注和登記。四、審批責(zé)任（一）申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任1.對(duì)本部門(mén)人員提出的檔案提供利用申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保申請(qǐng)目的與工作實(shí)際需要相符，防止不合理或不必要的申請(qǐng)。2.對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致虛假申請(qǐng)或不當(dāng)利用檔案，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（二）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)任1.審查檔案提供利用申請(qǐng)是否符合檔案管理規(guī)定和審批流程，確保申請(qǐng)手續(xù)完備。2.對(duì)檔案提供利用過(guò)程中的安全保密措施進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案信息泄露或損壞。3.如因?qū)彶椴涣虮O(jiān)督不到位引發(fā)檔案管理問(wèn)題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（三）公司分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任1.對(duì)重要或涉及公司核心利益的檔案提供利用申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，把握審批尺度，確保檔案利用符合公司整體利益和戰(zhàn)略要求。2.對(duì)檔案提供利用審批工作的整體合規(guī)性和合理性負(fù)責(zé)，如因決策失誤導(dǎo)致不良后果，應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案提供利用情況進(jìn)行自查，檢查申請(qǐng)審批手續(xù)是否齊全、檔案利用過(guò)程是否規(guī)范、歸還檔案是否完整等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)檔案提供利用審批制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查審批流程的合規(guī)性、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等對(duì)公司檔案管理及提供利用工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，完善檔案提供利用審批制度和管理工作。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.違反查閱、借閱、復(fù)制要求，如擅自涂改、抽取檔案材料，轉(zhuǎn)借檔案，超期不歸還檔案，擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍等。3.泄露檔案信息，給公司造成損失。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即糾正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職等處分，同時(shí)追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.如因違規(guī)行為給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響的，依法追究其法律責(zé)任。