PAGE收款收據(jù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收款收據(jù)檔案的管理，確保收款收據(jù)的開具、使用、保管及核銷等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，保障公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及收款收據(jù)使用的相關(guān)活動(dòng)及由此產(chǎn)生的檔案管理。（三）基本原則1.合法性原則：收款收據(jù)的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保收款收據(jù)記錄的信息準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際收款情況相符。3.完整性原則：涵蓋收款收據(jù)從領(lǐng)取到核銷全過程的各類資料，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：對(duì)收款收據(jù)檔案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。二、收款收據(jù)的領(lǐng)購(gòu)與發(fā)放（一）領(lǐng)購(gòu)渠道公司指定專人負(fù)責(zé)收款收據(jù)的領(lǐng)購(gòu)工作，領(lǐng)購(gòu)渠道必須為合法合規(guī)的財(cái)政部門或稅務(wù)部門指定的正規(guī)供應(yīng)商。（二）領(lǐng)購(gòu)流程1.領(lǐng)購(gòu)人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提前填寫領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表，注明所需收款收據(jù)的種類、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，領(lǐng)購(gòu)人員持審批后的申請(qǐng)表前往指定供應(yīng)商領(lǐng)購(gòu)收款收據(jù)。（三）發(fā)放登記1.領(lǐng)購(gòu)回來的收款收據(jù)由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)保管，并建立收款收據(jù)臺(tái)賬。2.發(fā)放收款收據(jù)時(shí)，領(lǐng)用人需填寫領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、收款收據(jù)種類、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息。3.財(cái)務(wù)人員根據(jù)領(lǐng)用登記表進(jìn)行發(fā)放，并在臺(tái)賬上做好記錄。三、收款收據(jù)的開具（一）開具要求1.收款收據(jù)必須由經(jīng)過授權(quán)的人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具。2.開具時(shí)應(yīng)確保字跡清晰、內(nèi)容完整準(zhǔn)確，包括收款日期、交款單位（個(gè)人）、收款項(xiàng)目、金額、收款方式等信息。3.收款收據(jù)上的金額應(yīng)與實(shí)際收款金額一致，大小寫金額必須相符。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)人員在收到款項(xiàng)后，及時(shí)通知財(cái)務(wù)人員開具收款收據(jù)。2.財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)人員提供的信息，按照規(guī)定的格式開具收款收據(jù)。3.收款收據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。4.財(cái)務(wù)人員將收款收據(jù)的記賬聯(lián)留存作為記賬憑證，將收據(jù)聯(lián)交給業(yè)務(wù)人員，由業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)交給交款單位（個(gè)人）。（三）作廢處理1.如果收款收據(jù)開具錯(cuò)誤或因其他原因需要作廢，必須在收據(jù)上加蓋“作廢”章，并注明作廢原因。2.作廢的收款收據(jù)應(yīng)全聯(lián)保存，不得撕毀或丟失。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)在收款收據(jù)臺(tái)賬上對(duì)作廢的收款收據(jù)進(jìn)行標(biāo)注，并定期進(jìn)行核對(duì)。四、收款收據(jù)的使用（一）使用范圍收款收據(jù)僅用于公司合法合規(guī)的收款業(yè)務(wù)，不得用于其他非收款事項(xiàng)。（二）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管收款收據(jù)，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開或擅自銷毀。2.收款收據(jù)應(yīng)按照編號(hào)順序使用，不得跳號(hào)、拆本使用。3.如因業(yè)務(wù)需要開具多張收款收據(jù)，應(yīng)在收據(jù)上注明“第X號(hào)共X號(hào)”字樣。（三）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)收款收據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查，確保使用規(guī)范。2.如發(fā)現(xiàn)收款收據(jù)使用過程中有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、收款收據(jù)的保管（一）保管方式1.收款收據(jù)應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.對(duì)于已開具的收款收據(jù)存根聯(lián)，應(yīng)按照順序裝訂成冊(cè)，妥善保管。（二）保管期限收款收據(jù)存根聯(lián)的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)收款收據(jù)的保管工作負(fù)總責(zé)，指定專人具體負(fù)責(zé)保管。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保管制度，確保收款收據(jù)的安全完整。六、收款收據(jù)的核銷（一）核銷條件1.收款收據(jù)已全部開具完畢，且款項(xiàng)已全部收回。2.收款收據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)、收據(jù)聯(lián)金額一致，且相關(guān)業(yè)務(wù)已處理完畢。（二）核銷流程1.領(lǐng)用人在收款收據(jù)全部使用完畢后，填寫收款收據(jù)核銷申請(qǐng)表，注明收款收據(jù)的種類、起止號(hào)碼、開具金額、收款金額等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)收款收據(jù)存根聯(lián)與記賬聯(lián)、收據(jù)聯(lián)進(jìn)行核對(duì)，確保金額一致。4.核對(duì)無誤后，財(cái)務(wù)人員在收款收據(jù)核銷申請(qǐng)表上簽字，并在收款收據(jù)臺(tái)賬上注明核銷情況。5.核銷后的收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。（三）未核銷處理如因特殊原因?qū)е率湛钍論?jù)未能及時(shí)核銷，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門說明情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)收款收據(jù)丟失或被盜，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取掛失、報(bào)警等措施，防止造成損失。七、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)收款收據(jù)檔案進(jìn)行整理，將相關(guān)資料分類、編號(hào)、裝訂成冊(cè)。2.整理后的檔案應(yīng)包括收款收據(jù)領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表、領(lǐng)用登記表、開具記錄、作廢記錄、核銷申請(qǐng)表等。（二）歸檔流程1.整理好的收款收據(jù)檔案按照年度、月份等順序進(jìn)行排列。2.檔案管理人員將排列好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、月份等信息。3.檔案管理人員將檔案盒存放在檔案柜中，并建立檔案索引，方便查詢。八、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱收款收據(jù)檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員方可提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.公司外部人員原則上不得借閱收款收據(jù)檔案，如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息。3.借閱申請(qǐng)表經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案借給借閱人員，并要求借閱人員在借閱登記表上簽字。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。5.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。九、檔案銷毀（一）銷毀條件收款收據(jù)檔案保管期限屆滿后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理人員填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司總經(jīng)理審批。3.公司總經(jīng)理審批通過后，檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。4.