PAGE機關檔案移交移交制度一、總則（一）目的為了加強機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，實現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本機關實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則機關檔案實行集中統(tǒng)一管理，各部門形成的檔案應按照規(guī)定及時移交至檔案管理部門。3.完整準確原則保證移交檔案的內容完整、準確，能夠真實反映機關工作活動的全過程。4.便于利用原則檔案移交應便于檔案的保管和利用，提高檔案服務機關工作和社會利用的效率。二、檔案移交范圍（一）文書檔案1.上級機關來文，包括命令、決定、指示、通知、通報等。2.本機關形成的各類文件，如請示、報告、批復、會議紀要、規(guī)章制度等。3.與其他機關單位的往來文件，如函件、協(xié)議、合同等。（二）科技檔案1.本機關承擔的科研項目檔案，包括項目立項文件、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、技術圖紙等。2.基本建設項目檔案，如項目規(guī)劃、設計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。3.設備儀器檔案，涵蓋設備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、任免文件、考核鑒定、工資待遇、獎懲情況等。2.人事調動、職稱評定、培訓學習等相關材料。（四）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。2.財務審計報告、預決算文件等。（五）聲像檔案1.機關工作活動中的照片、錄音、錄像等資料。2.重大事件、重要會議、領導視察等具有保存價值的影像記錄。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務系統(tǒng)產生的數(shù)據(jù)記錄等。2.對紙質檔案進行數(shù)字化處理后形成的數(shù)字副本。三、檔案移交時間（一）文書檔案1.當年形成的文書檔案，在次年上半年完成整理并移交至檔案管理部門。2.跨年度的文件，在文件處理完畢后的次年上半年移交。（二）科技檔案1.科研項目檔案在項目結題后三個月內移交。2.基本建設項目檔案在項目竣工驗收后一個月內移交。3.設備儀器檔案在設備驗收合格后及時移交。（三）人事檔案1.干部職工檔案材料應在形成后及時收集整理，每年集中移交一次，時間為次年第一季度。2.人事調動、職稱評定等材料在辦理完畢后的一周內移交。（四）財務檔案1.會計年度終了后，會計憑證、賬簿等財務檔案暫由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門。2.財務審計報告、預決算文件等在審計結束或預決算批準后的一個月內移交。（五）聲像檔案1.照片、錄音、錄像等資料應在活動結束后一周內整理并移交，重大活動的聲像檔案應在活動結束后半個月內移交。2.電子檔案應定期進行備份并移交，具體時間由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定。四、檔案移交要求（一）整理規(guī)范1.移交的檔案應按照國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》等相關標準進行整理，分類科學、編號準確、目錄清晰。2.文書檔案應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，科技檔案應按照項目、專業(yè)等進行分類，人事檔案應按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類，財務檔案應按照會計檔案管理辦法進行分類，聲像檔案應按照載體、內容等進行分類。（二）質量要求1.檔案內容應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.電子檔案應格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、載體可靠，確保能夠長期有效讀取。3.聲像檔案應圖像清晰、聲音完整，能夠準確反映記錄內容。（三）手續(xù)完備1.移交部門應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等信息。2.移交清單一式兩份，移交部門和檔案管理部門各執(zhí)一份，雙方經辦人員簽字確認。3.檔案管理部門應對移交檔案進行核對驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。五、檔案移交程序（一）準備階段1.移交部門對擬移交的檔案進行全面清理和整理，確保檔案符合移交要求。2.填寫《檔案移交清單》，并將清單與檔案一同提交至檔案管理部門。（二）交接階段1.檔案管理部門組織相關人員對移交檔案進行核對驗收，重點檢查檔案的數(shù)量、質量、整理規(guī)范等方面。2.雙方經辦人員在《檔案移交清單》上簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。（三）歸檔階段1.檔案管理部門對接收的檔案進行進一步整理和編目，按照檔案分類方案進行上架排列。2.將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。六、檔案移交后的管理（一）保管1.檔案管理部門應按照檔案保管期限和分類要求，對移交檔案進行妥善保管，確保檔案安全。2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，防止檔案損壞、丟失。（二）利用1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權限。2.機關內部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.外單位查閱檔案的，應持單位介紹信，經機關分管領導批準后，方可查閱。查閱重要檔案應指定專人陪同。（三）鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務人員和相關專家參加。3.經鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀清冊》，報機關分管領導批準后，予以銷毀。銷毀檔案時應指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責分工1.機關辦公室負責對檔案移交制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保各部門按時、準確地移交檔案。2.檔案管理部門負責對檔案移交的質量和手續(xù)進行監(jiān)督，對不符合要求的檔案移交及時提出整改意見。（二）檢查內容1.檔案移交時間是否符合規(guī)定要求。2.檔案整理是否規(guī)范，質量是否符合標準。3.檔案移交手續(xù)是否完備，《檔案移交清單》填寫是否準確。4.檔案管理部門對接收檔案的保管、利用、鑒定與銷毀等工作是否符合規(guī)定。（三）結果處理1.對檔案移交工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵