PAGE檔案綜合管理六個(gè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案綜合管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件等。3.公司行政管理文件，如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。4.公司財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.公司人力資源文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。6.公司技術(shù)文件，如研發(fā)報(bào)告、技術(shù)圖紙、工藝文件等。7.公司對(duì)外宣傳文件，如宣傳冊(cè)、新聞稿件、廣告資料等。8.其他與公司相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)于重要文件或緊急文件，檔案形成部門應(yīng)提前通知檔案管理部門，以便及時(shí)收集。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）收集渠道1.內(nèi)部渠道：通過(guò)公司各部門日常工作中的文件流轉(zhuǎn)，直接收集各類檔案。2.外部渠道：包括與合作單位、政府部門等往來(lái)過(guò)程中獲取的相關(guān)文件。三、檔案整理制度（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)管理類、對(duì)外宣傳類等類別。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、檔案管理等二級(jí)類目。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限的分類方法進(jìn)行整理，將同一年度、同一機(jī)構(gòu)的文件按照保管期限分開排列，依次編號(hào)、編目。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)保管期限的分類方法進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷，將項(xiàng)目相關(guān)的各類文件按照專業(yè)分類，再根據(jù)保管期限進(jìn)行排列。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度保管期限的分類方法進(jìn)行整理，將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等分別裝訂成冊(cè)，注明年度、保管期限等信息。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。4.日期應(yīng)填寫文件的形成日期。5.保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。6.密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件的保密程度標(biāo)注。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測(cè)量設(shè)備等。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。3.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.做好檔案的防火、防盜、防潮等工作，確保檔案安全。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司員工查閱本人檔案，應(yīng)填寫《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的鑒定依據(jù)和方法。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、價(jià)值性等方面。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.鑒定報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定報(bào)告，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，