PAGE事業(yè)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織事業(yè)人員檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人員管理、考核、晉升等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有事業(yè)人員的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映事業(yè)人員的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集事業(yè)人員各方面的資料，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格保護檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案的整理、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學歷學位記錄從最高學歷到最低學歷的畢業(yè)院校、專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間、學位等信息。（三）工作經(jīng)歷詳細記載在本公司/組織及其他單位的工作起止時間、工作崗位、工作職責、工作業(yè)績等。（四）培訓經(jīng)歷參加各類培訓的時間、培訓機構、培訓內(nèi)容、培訓證書等。（五）考核評價歷年的績效考核結果、年度考核評語、獎懲情況等。（六）專業(yè)技術資格取得的專業(yè)技術資格證書、證書等級、頒發(fā)時間等。（七）職業(yè)資格擁有的職業(yè)資格證書及相關信息。（八）黨團材料入黨/入團申請書、轉正申請書、思想?yún)R報、黨團關系轉移材料等。（九）工資福利工資變動情況、福利待遇發(fā)放記錄等。（十）其他材料如體檢報告、榮譽證書、重要業(yè)務成果材料等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集事業(yè)人員新產(chǎn)生的檔案材料，如入職材料、考核結果、培訓證書等。2.各部門應及時將涉及本部門人員的相關材料報送至人力資源部門，確保材料的及時收集。3.事業(yè)人員本人應主動提交個人新增的重要材料，如取得新的資格證書、獲得榮譽等。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類，對收集到的材料進行初步審核，確保材料真實、完整、有效。2.對審核后的材料進行排序，按照檔案內(nèi)容的邏輯順序依次排列，如先基本信息，再學歷學位、工作經(jīng)歷等。3.對每份材料進行編號，編制檔案目錄，方便查找和管理。4.將整理好的材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明人員姓名、檔案編號等信息。四、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風、防潮、防火、防蟲。檔案庫房應配備必要的消防設備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式。紙質檔案按照類別和編號順序存放，便于查閱。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期檢查和更換，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，建立電子檔案索引，方便快速查找。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容完整性、檔案保管狀況等。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案缺失、損壞等情況，應及時補充或修復。3.建立檔案清查記錄，詳細記錄清查時間、清查人員、清查結果及處理情況。五、檔案借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報人力資源部門負責人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注。（二）查閱1.事業(yè)人員本人因工作需要查閱本人檔案的，可直接到人力資源部門申請查閱。2.其他人員因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)人力資源部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。4.查閱結束后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。六、檔案轉遞（一）轉出1.事業(yè)人員離職或調動時，人力資源部門應及時辦理檔案轉遞手續(xù)。2.檔案管理人員按照接收單位的要求，整理檔案材料，填寫《檔案轉遞通知單》，注明檔案內(nèi)容、轉遞原因、接收單位等信息。3.將檔案材料密封包裝，并通過機要交通或專人送達接收單位，確保檔案的安全轉遞。4.轉遞完成后，及時將轉遞情況記錄在檔案中，并與接收單位進行確認。（二）轉入1.接收新入職或調入人員的檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案材料的完整性和真實性。2.對符合要求的檔案進行登記入庫，并及時更新檔案信息。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料存在問題，應及時與原單位聯(lián)系，核實情況并妥善處理。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設建立完善的事業(yè)人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員應及時將紙質檔案中的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)的正常運行。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全加強信息化管理系統(tǒng)的信息安全防護，設置不同的用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。八、檔案管理人員職責（一）檔案收集與整理職責1.負責定期收集事業(yè)人員的檔案材料，確保材料的及時、完整收集。2.按照規(guī)定的標準和方法對檔案材料進行整理、分類、編號，編制檔案目錄。（二）檔案保管職責1.負責檔案庫房的日常管理，確保庫房安全、整潔、有序。2.定期檢查檔案保管狀況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案修復、更換存儲介質等。（三）檔案借閱與查閱管理職責1.負責辦理檔案借閱與查閱的登記手續(xù)，審核借閱與查閱申請。2.按照規(guī)定提供檔案借閱與查閱服務，監(jiān)督借閱與查閱人員的行為。（四）檔案轉遞職責1.負責辦理檔案轉出與轉入的相關手續(xù)，確保檔案的安全轉遞。2.及時記錄檔案轉遞情況，與相關單位進行溝通協(xié)調。（五）檔案信息化管理職責1.負責檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護，保障系統(tǒng)的正常運行。2.做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、備份和安全管理工作。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理與保管質量、檔案利用情況等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確