PAGE涉外檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織涉外檔案的管理，確保涉外檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織對(duì)外交往中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在對(duì)外交往活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于與境外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、個(gè)人的合作項(xiàng)目檔案、外事活動(dòng)檔案、進(jìn)出口業(yè)務(wù)檔案、知識(shí)產(chǎn)權(quán)涉外檔案等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保涉外檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：涉外檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：加強(qiáng)涉外檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善涉外檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)涉外檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)涉外檔案的鑒定、銷毀和移交工作。4.負(fù)責(zé)提供涉外檔案的查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)。5.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的涉外檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉外檔案的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.負(fù)責(zé)配合檔案管理部門做好涉外檔案的鑒定、銷毀和移交工作。3.負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，提供涉外檔案的查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的涉外檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)涉外檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.負(fù)責(zé)涉外檔案的鑒定、銷毀和移交工作，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)提供涉外檔案的查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門的涉外檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.與境外機(jī)構(gòu)、企業(yè)、個(gè)人簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。2.外事活動(dòng)中形成的各類文件，包括出訪計(jì)劃、邀請(qǐng)函、接待方案、會(huì)談紀(jì)要、備忘錄等。3.進(jìn)出口業(yè)務(wù)中形成的各類文件，包括報(bào)關(guān)單、提單、發(fā)票、裝箱單、合同等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)涉外檔案，包括專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。5.其他與涉外業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)涉外檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的涉外檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.收集的涉外檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保檔案的條理清晰。2.編號(hào)編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)編目，建立檔案目錄索引，便于查詢和利用。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的涉外檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔的涉外檔案應(yīng)符合檔案管理部門的要求，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔的涉外檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）保管期限1.涉外檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的涉外檔案主要包括涉及國(guó)家機(jī)密、重要權(quán)益、重大歷史事件等檔案。3.長(zhǎng)期保管的涉外檔案主要包括涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)、重要合作項(xiàng)目等檔案，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的涉外檔案主要包括一般性業(yè)務(wù)檔案，保管期限一般為1年至10年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)保管期滿的涉外檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案的鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法律部門等人員組成。2.鑒定小組對(duì)保管期滿的涉外檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《涉外檔案銷毀審批表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的涉外檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行備份，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱涉外檔案，應(yīng)填寫《涉外檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或擅自復(fù)制。（二）借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱涉外檔案，應(yīng)填寫《涉外檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。4.如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（三）對(duì)外提供利用規(guī)定1.本公司/組織對(duì)外提供涉外檔案利用，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.對(duì)外提供利用的涉外檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，確保檔案信息的安全保密。3.對(duì)外提供利用的涉外檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的涉外檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的對(duì)外交往提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)涉外檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.安全保密體系建設(shè)：建立完善的檔案信息化安全保密體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，提高工作效率和質(zhì)量。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全保密管理，防止檔案信息泄露。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)涉外檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的涉外檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案查閱、借閱和復(fù)制服務(wù)的提供情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。