PAGE建立檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，簡(jiǎn)化手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.做好檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政管理文件，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案、售后服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案類：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案類：包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等電子信息。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類號(hào)+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，為每一類檔案賦予一個(gè)固定的分類代碼，如行政檔案類為“XZ”，業(yè)務(wù)檔案類為“YW”等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制一個(gè)流水號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。5.例如，一份行政檔案類中2023年形成的第10份檔案，其編號(hào)為“XZ20230010”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件、資料收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于：紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、會(huì)議記錄、報(bào)表、信函、圖紙、照片、錄音、錄像等。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)向檔案管理部門移交。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行整理。整理工作包括文件材料的分類、裝訂、編目、裝盒等。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起，并編寫頁碼。對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類型進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案的命名規(guī)范、存儲(chǔ)有序，便于查找和利用。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并配以文字說明。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、定期檢查等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的維護(hù)制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)予以保管；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及鑒定人員簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并將記錄資料與檔案銷毀清冊(cè)一并歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫保密承諾書，并經(jīng)公司/組織保密管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位借閱檔案，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并繳納一定的押金。借閱期限和借閱要求按照公司/組織與外部單位簽訂的協(xié)議執(zhí)行。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表內(nèi)容應(yīng)包括檔案的類別、數(shù)量、年度、利用情況等信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用信息化手段進(jìn)行，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。（二）檔案移交1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，涉及檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)填寫檔案