PAGE培訓(xùn)檔案收納管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案的管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料的收納管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則培訓(xùn)檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的保密制度，確保培訓(xùn)檔案的安全和保密。4.動(dòng)態(tài)管理原則培訓(xùn)檔案應(yīng)隨著培訓(xùn)工作的開展和變化，及時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.年度培訓(xùn)計(jì)劃包括公司年度培訓(xùn)工作的目標(biāo)、任務(wù)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃針對(duì)特定項(xiàng)目或崗位需求制定的培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的具體目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間等。（二）培訓(xùn)實(shí)施類1.培訓(xùn)通知發(fā)布培訓(xùn)活動(dòng)的通知文件，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)要求等。2.培訓(xùn)教材培訓(xùn)過程中使用的教材、講義、課件等資料。3.培訓(xùn)記錄包括培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)課程表、培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、培訓(xùn)視頻等，記錄培訓(xùn)的實(shí)際開展情況。4.培訓(xùn)考核資料如試卷、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核成績(jī)等，反映培訓(xùn)效果的評(píng)估情況。（三）培訓(xùn)師資類1.內(nèi)部培訓(xùn)師檔案包括個(gè)人基本信息、培訓(xùn)經(jīng)歷、授課課程、授課評(píng)價(jià)等。2.外部培訓(xùn)師檔案包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)介紹、培訓(xùn)師個(gè)人簡(jiǎn)歷、授課合同、授課評(píng)價(jià)等。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估類1.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的整體情況進(jìn)行總結(jié)，分析培訓(xùn)效果、存在問題及改進(jìn)建議。2.學(xué)員反饋意見收集學(xué)員對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的反饋意見和建議。3.培訓(xùn)收益評(píng)估資料如培訓(xùn)前后員工績(jī)效對(duì)比數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)指標(biāo)變化數(shù)據(jù)等，評(píng)估培訓(xùn)對(duì)公司業(yè)務(wù)的實(shí)際貢獻(xiàn)。（五）培訓(xùn)證書類員工參加培訓(xùn)獲得的各類證書、資質(zhì)證明等原件及復(fù)印件。三、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集責(zé)任1.培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)收集本部門組織培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的各類檔案資料。2.涉及多個(gè)部門共同參與的培訓(xùn)活動(dòng)，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門收集檔案資料，并匯總整理。3.外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提供的培訓(xùn)資料，由培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)接收和保管。（二）收集時(shí)間1.培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將培訓(xùn)檔案資料提交至指定的檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的培訓(xùn)資料，如培訓(xùn)考核成績(jī)等，應(yīng)及時(shí)收集并整理歸檔。（三）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或遺漏。2.提交的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理，確保字跡清晰、頁面整潔。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。四、培訓(xùn)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照培訓(xùn)檔案的內(nèi)容分類，分為培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)實(shí)施類、培訓(xùn)師資類、培訓(xùn)效果評(píng)估類、培訓(xùn)證書類等。2.在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如培訓(xùn)實(shí)施類可分為培訓(xùn)通知、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核資料等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的培訓(xùn)檔案資料進(jìn)行分類篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、排序，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，制作目錄清單，便于查找和查閱。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。五、培訓(xùn)檔案的歸檔（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案管理人員進(jìn)行審核，確保檔案資料的整理符合要求。2.審核通過的培訓(xùn)檔案，按照年度、類別等進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。3.建立培訓(xùn)檔案索引目錄，記錄檔案的存放位置、編號(hào)、類別等信息，便于快速查找和調(diào)閱。（二）歸檔期限培訓(xùn)檔案應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.檔案歸檔應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于重要的培訓(xùn)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。六、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案保管期限為[X]年。2.培訓(xùn)實(shí)施類檔案保管期限為[X]年，其中涉及員工個(gè)人培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等資料應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.培訓(xùn)師資類檔案保管期限為[X]年。4.培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案保管期限為[X]年。5.培訓(xùn)證書類檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。（二）保管條件1.紙質(zhì)培訓(xùn)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案室內(nèi)，配備必要的檔案柜、防蟲藥等設(shè)施。2.電子培訓(xùn)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。（三）保管責(zé)任1.檔案管理人員負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.嚴(yán)格遵守檔案保管的相關(guān)規(guī)定，不得擅自出借、銷毀或涂改培訓(xùn)檔案。七、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.公司管理人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，可直接到檔案管理部門查閱，但需進(jìn)行登記。3.涉及公司機(jī)密或敏感信息的培訓(xùn)檔案，查閱權(quán)限需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案內(nèi)容。（四）借閱歸還1.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還培訓(xùn)檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員核實(shí)。八、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)內(nèi)容變更等原因，原培訓(xùn)檔案不再適用且已無保存必要的。3.經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要銷毀的其他培訓(xùn)檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對(duì)超過保管期限的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔