PAGE永久文書(shū)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織永久文書(shū)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的永久文書(shū)檔案的移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的永久文書(shū)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理本部門(mén)形成的永久文書(shū)檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保永久文書(shū)檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案移交職責(zé)分工（一）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)永久文書(shū)檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理的基本知識(shí)和操作規(guī)程。3.在檔案形成過(guò)程中，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，便于檔案的整理和移交。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善永久文書(shū)檔案移交管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案移交工作。2.接收各部門(mén)移交的永久文書(shū)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行審核、登記、編目、上架等工作，確保檔案的妥善保管。3.建立永久文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)永久文書(shū)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.為公司/組織各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案移交范圍（一）重要文件1.公司/組織制定的規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等規(guī)范性文件。2.公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等重要文件。（二）會(huì)議文件1.公司/組織召開(kāi)的重要會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司/組織檢查、指導(dǎo)工作時(shí)形成的重要文件。（三）人事檔案1.員工的入職登記表、履歷表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。2.員工的工資、福利、保險(xiǎn)等方面的文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。（五）其他重要檔案1.公司/組織的重大活動(dòng)、項(xiàng)目的相關(guān)文件。2.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)文件。四、檔案移交時(shí)間（一）定期移交各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的永久文書(shū)檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）即時(shí)移交對(duì)于一些緊急、重要的文件，檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件辦理完畢后[具體時(shí)間]內(nèi)，及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。五、檔案移交要求（一）檔案整理要求1.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等。（二）檔案裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固，整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（三）檔案編目要求1.檔案應(yīng)編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等，建立檔案檢索體系。2.檔案應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于檔案的查閱和利用。（四）檔案移交清單要求1.檔案形成部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。六、檔案移交程序（一）檔案整理檔案形成部門(mén)按照檔案整理要求，對(duì)本部門(mén)形成的永久文書(shū)檔案進(jìn)行整理。（二）檔案審核檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性、準(zhǔn)確性等，對(duì)不符合要求的檔案，退回檔案形成部門(mén)進(jìn)行整改。（三）檔案登記檔案管理部門(mén)對(duì)審核合格的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期、保管期限等信息。（四）檔案編目檔案管理部門(mén)按照檔案編目要求，對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。（五）檔案上架檔案管理部門(mén)將編目后的檔案上架存放，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行排列，便于檔案的查閱和利用。（六）檔案交接檔案形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的交接工作。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱永久文書(shū)檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱永久文書(shū)檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.查閱人員持審批后的查閱申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱永久文書(shū)檔案，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)借閱。2.外部單位借閱永久文書(shū)檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。2.所在部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批。3.借閱人員持審批后的借閱申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案借閱服務(wù)，并收取一定的押金。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）檔案利用限制1.查閱、借閱永久文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱永久文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。八、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管環(huán)境檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管設(shè)備檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)永久文書(shū)檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（四）檔案保護(hù)措施1.對(duì)重要的永久文書(shū)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。2.對(duì)檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，加強(qiáng)安全防范。3.對(duì)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行安全保密教育，提高安全意識(shí)。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)永久文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定失去保存價(jià)值的永久文書(shū)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，銷(xiāo)毀前應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申