PAGE一般檔案利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工對檔案的利用活動，包括但不限于查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。同時，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案要嚴(yán)格保密，不得擅自對外披露。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極為員工提供檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率，滿足工作需要。4.規(guī)范有序原則檔案利用活動應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案利用工作規(guī)范、有序。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.公司/組織各部門為開展日常工作，如制定工作計劃、總結(jié)工作經(jīng)驗、解決工作問題等，需要查閱相關(guān)檔案資料。2.員工為完成個人工作任務(wù)，如撰寫報告、項目申報、業(yè)務(wù)拓展等，需要利用檔案作為參考依據(jù)。（二）對外業(yè)務(wù)往來1.與客戶、合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、合作項目推進(jìn)等過程中，根據(jù)需要提供相關(guān)檔案資料作為證明或參考。2.應(yīng)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等要求，提供有關(guān)檔案資料用于檢查、審計、備案等工作。（三）歷史研究與文化傳承1.對公司/組織發(fā)展歷程、重大事件等進(jìn)行歷史研究時，利用檔案資料挖掘歷史信息，總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗。2.為傳承公司/組織文化，展示公司/組織形象，向內(nèi)部員工、外部公眾等提供檔案資料用于文化宣傳、教育等活動。三、檔案利用申請與審批（一）申請流程1.利用人填寫檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用檔案的目的、內(nèi)容、范圍、時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進(jìn)行審查，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般檔案利用申請，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或跨部門檔案利用申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于涉及公司/組織核心機(jī)密、重大利益或可能對公司/組織產(chǎn)生重大影響的檔案利用申請，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批結(jié)果通知檔案管理部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果及時通知利用人。如申請獲批，告知利用人具體的利用時間、地點、方式等；如申請未獲批，說明原因。四、檔案查閱（一）查閱地點檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行。查閱室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保查閱環(huán)境安全、舒適。（二）查閱要求1.利用人憑有效證件進(jìn)入查閱室，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并使用統(tǒng)一的摘錄工具，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義。（三）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對利用人的查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、利用人姓名、部門、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。五、檔案借閱（一）借閱范圍根據(jù)檔案的重要性、機(jī)密性等因素，確定不同檔案的借閱范圍。一般情況下，重要檔案、機(jī)密檔案原則上不允許借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)嚴(yán)格審批。（二）借閱申請與審批借閱人應(yīng)按照檔案利用申請與審批流程填寫借閱申請表，經(jīng)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)實際工作需要確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（四）借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案復(fù)印與摘錄（一）復(fù)印與摘錄申請利用人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在檔案利用申請表中注明，并按照審批流程進(jìn)行申請。（二）復(fù)印與摘錄要求1.復(fù)印檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的復(fù)印設(shè)備，確保復(fù)印件清晰、完整。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后，加蓋檔案管理部門印章。2.摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行，摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處。摘錄完成后，由檔案管理人員進(jìn)行審核，審核通過后加蓋檔案管理部門印章。（三）收費標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定，對檔案復(fù)印與摘錄收取一定的費用。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確公示，確保利用人知曉。七、檔案利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案查閱室、借閱室等場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時向上級報告。（二）保密措施1.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對利用人的監(jiān)督，確保檔案信息安全。如發(fā)現(xiàn)利用人有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)立即制止，并采取相應(yīng)措施。3.對檔案利用過程中產(chǎn)生的廢紙、復(fù)印件等，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止檔案信息泄露。八、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，檢查檔案利用申請與審批流程的執(zhí)行情況，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識，確保檔案利用服務(wù)質(zhì)量。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用檔案。2.違反檔案查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等規(guī)定，如在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，擅自將檔案帶出查閱室或借閱期限外未歸還等。3.泄露檔案機(jī)密信息。4.其他違反檔案利用制度的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予警告、批評教育等處理，并責(zé)令其立即改正。2.對于違規(guī)行為造成檔案損壞、丟失或泄露機(jī)密信息等后果的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如罰款、降職、辭退等，并依