PAGE檔案復印外借登記制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案復印及外借行為，確保檔案的安全與完整，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案復印與外借過程中的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.規(guī)范有序原則：明確檔案復印與外借的流程和要求，做到操作規(guī)范、有序進行。二、檔案復印管理（一）復印申請1.各部門或員工因工作需要復印檔案時，應填寫《檔案復印申請表》，詳細注明復印檔案的名稱、編號、內容摘要、復印用途、復印份數等信息。2.申請表需經部門負責人簽字批準，重要檔案的復印申請還需報經公司分管領導審批。（二）復印審批1.檔案管理部門收到復印申請表后，應及時進行審核。審核內容包括申請理由是否充分、復印用途是否合規(guī)、申請手續(xù)是否齊全等。2.對于符合要求的申請，檔案管理部門予以批準；對于不符合要求的申請，應及時通知申請部門或員工說明原因，并要求其補充完善相關手續(xù)。（三）復印操作1.經批準的復印申請，由檔案管理部門指定專人負責復印。復印人員應嚴格按照檔案原件進行復印，確保復印件清晰、完整。不得擅自更改、涂抹檔案內容。2.復印過程中，應使用符合檔案保存要求的設備和材料，避免因復印設備或材料問題影響檔案質量。（四）復印登記1.每次復印完成后，復印人員應在《檔案復印登記表》上詳細記錄復印日期、檔案名稱、編號、復印份數、申請人等信息。2.《檔案復印登記表》應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。（五）復印件管理1.復印完成后，復印件應及時交還給申請人。申請人應在收到復印件后，在《檔案復印登記表》上簽字確認。2.對于涉及公司機密或重要信息的復印件，申請人應妥善保管，嚴格按照公司保密規(guī)定使用，不得隨意傳播或泄露。三、檔案外借管理（一）外借申請1.因工作需要外借檔案時，借用人應填寫《檔案外借申請表》，明確檔案名稱、編號、外借期限、外借用途等內容。2.申請表需經部門負責人簽字同意，并報公司檔案管理部門負責人審批。對于重要檔案的外借，還需經公司分管領導批準。（二）外借審批1.檔案管理部門接到外借申請表后，應認真審核借用人的身份、外借理由、外借期限等信息。2.對于符合外借條件的申請，檔案管理部門應辦理外借手續(xù)；對于不符合外借條件的申請，應向借用人說明原因，不予批準。（三）外借手續(xù)辦理1.借用人經批準后，應與檔案管理部門簽訂《檔案外借協議》，明確雙方的權利和義務。協議內容應包括外借檔案的名稱、數量、期限、歸還時間、保密要求、違約責任等。2.檔案管理部門根據借用人的需求，提供相應的檔案，并在外借檔案上加蓋“外借”章，注明外借日期和歸還期限。（四）外借登記1.檔案外借時，檔案管理部門應在《檔案外借登記表》上詳細記錄外借日期、檔案名稱、編號、借用人姓名、部門、外借期限等信息。2.《檔案外借登記表》應定期進行核對和清理，確保外借檔案信息準確無誤。（五）外借期間管理1.借用人應妥善保管外借檔案，不得擅自轉借、涂改、損壞、丟失檔案。如因特殊原因需要延長外借期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延期。2.借用人在外借期間應嚴格遵守公司保密規(guī)定，不得將檔案內容泄露給無關人員。如因借用人原因導致檔案信息泄露或丟失，借用人應承擔相應的法律責任。（六）檔案歸還1.借用人應在規(guī)定的歸還期限內將外借檔案歸還至檔案管理部門。歸還時，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。2.借用人歸還檔案后，檔案管理部門應在《檔案外借登記表》上注明歸還日期，并注銷“外借”章。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案復印與外借情況進行檢查，檢查內容包括復印與外借登記記錄是否完整、準確，檔案是否按時歸還，復印件與原件是否一致等。2.檢查結果應形成書面報告，對發(fā)現的問題及時進行整改，并將整改情況記錄在案。（二）不定期抽查1.公司檔案管理部門可根據工作需要，不定期對檔案復印與外借情況進行抽查。抽查方式包括查閱登記記錄、實地查看檔案保管情況、詢問借用人等。2.對于抽查中發(fā)現的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定進行處理。（三）責任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導致檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分或經濟處罰；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。2.因檔案復印與外借過程中出現的問題，給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。五、附則（一）解釋權本制度由公司檔案