PAGE檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，為檔案的查詢利用提供便利。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向國(guó)家檔案管理部門或有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等提供檔案支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政辦公文件，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案，審計(jì)檔案，法務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案、采購(gòu)檔案、銷售檔案、生產(chǎn)檔案、質(zhì)量檔案等。3.基本建設(shè)類檔案：包含工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研項(xiàng)目類檔案：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等相關(guān)文件。5.設(shè)備儀器類檔案：包括設(shè)備儀器購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢處置等檔案。6.聲像電子類檔案：如照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.編號(hào)方法：采用層次分類編號(hào)法，由全宗號(hào)、分類號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、件號(hào)或卷號(hào)等組成。全宗號(hào)：由上級(jí)檔案管理部門給定，用于區(qū)分不同的立檔單位。本公司/組織全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)各類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼。例如，行政管理類檔案分類號(hào)為XZ，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案分類號(hào)為YJ等。年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如2023年表示為2023。保管期限號(hào)：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），分別用Y、C、D表示。件號(hào)或卷號(hào)：按順序依次編號(hào)，用于區(qū)分同一類別、同一保管期限內(nèi)的不同檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集、全程跟蹤，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。2.紙質(zhì)檔案的整理：去除金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，編寫頁(yè)號(hào)，裝訂成冊(cè)，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，并裝入檔案盒。3.電子檔案的整理：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)進(jìn)行電子文件的元數(shù)據(jù)收集和整理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.聲像檔案的整理：對(duì)照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類整理，編寫文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等要素，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）。2.具體檔案保管期限如下：永久保管的檔案：涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的文件材料，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議、重要人事任免文件等。長(zhǎng)期保管的檔案：對(duì)公司/組織經(jīng)營(yíng)管理有重要參考價(jià)值的文件材料，如各類業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、一般性合同協(xié)議、員工培訓(xùn)檔案等。短期保管的檔案：在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值，但保管期限較短的文件材料，如一般性行政文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)文件等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.嚴(yán)格按照檔案查閱審批程序辦理利用手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供其查閱，并做好查閱登記工作。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱期限一般不超過[具體期限]天。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，方可提供給利用者。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、保管期限、查閱頁(yè)數(shù)、借閱份數(shù)、復(fù)制內(nèi)容等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限、形成時(shí)間、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清