PAGE單位檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強本單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案的作用，為單位各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映單位各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理單位工作活動中形成的各種檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務效率。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育，提高全體員工的檔案意識。4.定期對檔案進行清查和盤點，做好檔案的信息化建設工作，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本部門相關檔案的查閱線索和利用服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.本單位開展業(yè)務活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項目文件、技術資料、圖紙、圖表等。4.人事檔案，包括員工的入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲記錄、工資變動等。5.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集上來。2.對于重要文件和資料，應在形成后及時收集，防止丟失或損壞。3.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷宗，完善檔案內(nèi)容。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案柜等。（二）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案架、檔案柜應編號標識，檔案應按照編號順序排列上架，確保存放有序。3.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.清查結果應形成書面報告，報單位領導審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合本單位實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從維護單位歷史真實面貌和長遠利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由單位領導、綜合檔案室人員和相關部門負責人組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。2.參考檔案的保管期限表，結合實際情況確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進行重點鑒定，剔除失去保存價值的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報單位領導審批。2.批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：為本單位各部門開展工作、查閱資料、解決問題等提供檔案服務。2.外部利用：根據(jù)國家有關法律法規(guī)和規(guī)定，為上級機關、有關單位及社會公眾提供檔案查閱服務。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，為其出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：利用者應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱檔案。2.外部利用：利用者應持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)綜合檔案室負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)單位領導批準。3.借閱檔案：利用者應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、檔案名稱、數(shù)量等信息，以便統(tǒng)計和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務質(zhì)量，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、編研等功能模塊，滿足檔案管理工作各環(huán)節(jié)的需要。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，設置用戶權限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.及時對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部應建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管狀況、檔案利用服務等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價辦法，并將檔案管理工作納入單位績效考核體系。2.考核評價內(nèi)容