PAGE公安系統(tǒng)檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公安系統(tǒng)實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公安系統(tǒng)各級(jí)機(jī)關(guān)、單位及其工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公安工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公安工作中形成的各類檔案，確保檔案不遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公安系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公安工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，編制檔案目錄。2.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、霉變、丟失等問題。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，確保檔案安全。3.檔案利用負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用人員，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，做好檔案利用登記工作。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤反饋，確保檔案利用的規(guī)范性和有效性。4.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高檔案管理信息化水平。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析負(fù)責(zé)檔案數(shù)量、種類、利用情況等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公安工作實(shí)際，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全、規(guī)范。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成公安系統(tǒng)各部門、各崗位工作人員在履行職責(zé)過程中，應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和符合檔案保管要求的紙張，字跡應(yīng)清晰、工整。（二）文件材料的收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作文件：包括案件偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等各項(xiàng)公安業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料。2.行政管理文件：包括機(jī)關(guān)內(nèi)部行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面形成的文件材料。3.黨團(tuán)工作文件：包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理以及共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。4.紀(jì)檢監(jiān)察文件：包括黨風(fēng)廉政建設(shè)、紀(jì)律檢查、行政監(jiān)察等方面形成的文件材料。5.教育培訓(xùn)文件：包括公安民警培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核等方面形成的文件材料。6.外事工作文件：包括公安外事活動(dòng)、對(duì)外交流合作等方面形成的文件材料。7.其他文件：與公安工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.及時(shí)收集：各部門、各崗位工作人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)將其收集齊全，不得拖延、積壓。2.完整收集：要確保文件材料的完整性，包括文件的正件、附件、底稿、簽批單等，不得遺漏。3.真實(shí)準(zhǔn)確：收集的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公安工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)公安系統(tǒng)檔案一般按照年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行分類。1.年度分類：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件材料分別整理。2.機(jī)構(gòu)分類：按照公安系統(tǒng)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)形成的文件材料集中整理。3.問題分類：在機(jī)構(gòu)分類的基礎(chǔ)上，按照文件材料反映的問題進(jìn)行細(xì)分，如案件類、行政管理類、黨團(tuán)工作類等。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.編頁(yè)號(hào)：對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在每頁(yè)文件的右上角或左上角，空白頁(yè)不編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，一式多份。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）保管期限劃分公安系統(tǒng)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公安工作重大事件、重要?dú)v史資料以及具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：對(duì)在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（二）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方。2.庫(kù)房設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、鼠夾等。3.庫(kù)房布局：庫(kù)房應(yīng)合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開展。4.庫(kù)房溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案保管要求1.上架排列：檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等順序上架排列，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，防止無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。做好檔案的防火、防盜、防潮等安全防護(hù)工作，確保檔案安全。六、檔案的利用（一）利用范圍公安系統(tǒng)檔案主要供公安系統(tǒng)內(nèi)部工作人員查閱利用，在符合國(guó)家法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，也可根據(jù)工作需要向有關(guān)單位和個(gè)人提供查閱利用服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：公安系統(tǒng)內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：外單位因工作需要查閱公安系統(tǒng)檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公安系統(tǒng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與程序1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公安工作實(shí)際，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.鑒定程序：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)公安系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理軟件：選用符合公安系統(tǒng)檔案管理需求的專業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：將紙質(zhì)檔案中的信息錄入檔案管理軟件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（三）信息化應(yīng)用1.檔案檢索利用：利用檔案管理軟件的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱和利用。2.遠(yuǎn)程傳輸與共享：通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和共享，方便公安系統(tǒng)內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。3.數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理軟件的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公安系統(tǒng)應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由上級(jí)檔案管理部門對(duì)下級(jí)檔案管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理規(guī)章制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)與人員：檢查檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理，檔案管理人員的配備是否符合要求，人員職責(zé)是否明確。2.檔案收集與整理：檢查文件材料的收集是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確。3.檔案保管：檢查檔案庫(kù)房的建設(shè)與管理是否符合要求，檔案保管是否安全，保管期限劃分是否準(zhǔn)確。4.檔案利用：檢查檔案利用手續(xù)是否完備，利用登記是否規(guī)范，檔案信息是否安全。5.檔案鑒定與銷毀：檢查檔案鑒定程序是否合規(guī)，銷毀清冊(cè)編制是否準(zhǔn)確，銷毀過程是否監(jiān)督到位。6.檔案信息化管理：檢查檔案信息化系統(tǒng)