PAGE規(guī)范檔案物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案物資管理，確保檔案物資的完整、安全與有效利用，保障公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案物資管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案物資應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案物資的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)完整無(wú)缺。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案物資的實(shí)體安全和信息安全。4.便利性原則：便于檔案物資的查詢(xún)、利用和管理。二、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，行政公文、通知、報(bào)告及各類(lèi)規(guī)章制度等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類(lèi)合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶(hù)信息等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)利證書(shū)等。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)形成的各類(lèi)文件資料得到有效收集。2.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)文件、合作單位往來(lái)函件等，由相關(guān)接收部門(mén)負(fù)責(zé)收集并移交檔案管理部門(mén)。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的公司檔案資料全部移交所在部門(mén)，由部門(mén)統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門(mén)。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保文件資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于查詢(xún)。3.按照檔案保管期限要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，區(qū)分永久、長(zhǎng)期、短期檔案。（四）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。2.根據(jù)檔案類(lèi)別和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)排列上架，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采取加密、防病毒等安全措施，確保電子檔案的安全。（五）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。3.因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容、份數(shù)等信息。4.外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。（六）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，并做好銷(xiāo)毀記錄。三、物資管理（一）物資分類(lèi)1.辦公用品：辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、文具等。2.固定資產(chǎn)：房屋、車(chē)輛、設(shè)備、儀器等價(jià)值較高、使用年限較長(zhǎng)的資產(chǎn)。3.低值易耗品：工具、量具、勞保用品、耗材等價(jià)值較低、易消耗的物品。4.庫(kù)存物資：原材料、半成品、成品等用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資。（二）物資采購(gòu)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交物資管理部門(mén)。2.物資管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總審核，根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照相關(guān)采購(gòu)程序進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于固定資產(chǎn)采購(gòu)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)或詢(xún)價(jià)采購(gòu)。4.采購(gòu)人員應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。（三）物資驗(yàn)收1.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知物資管理部門(mén)和使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢查核對(duì)，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求退換貨或補(bǔ)貨。（四）物資入庫(kù)1.物資管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)合格物資辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。2.按照物資類(lèi)別和存放要求，將物資分類(lèi)存放于倉(cāng)庫(kù)指定位置，并建立物資臺(tái)賬，記錄物資的出入庫(kù)情況。3.對(duì)于固定資產(chǎn)，應(yīng)建立固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄資產(chǎn)的基本信息、使用部門(mén)、購(gòu)置時(shí)間、折舊情況等。（五）物資領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用物資，應(yīng)填寫(xiě)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到物資管理部門(mén)領(lǐng)取。2.物資管理人員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放物資，填寫(xiě)出庫(kù)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，并在物資臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.對(duì)于辦公用品和低值易耗品，實(shí)行限量領(lǐng)用制度，根據(jù)員工工作崗位和實(shí)際需求確定領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。4.對(duì)于固定資產(chǎn)領(lǐng)用后，使用部門(mén)應(yīng)妥善保管，負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常維護(hù)和管理。（六）物資盤(pán)點(diǎn)1.物資管理部門(mén)定期組織物資盤(pán)點(diǎn)工作，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)人員對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物資數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與物資臺(tái)賬記錄是否一致。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，填寫(xiě)《物資盤(pán)點(diǎn)表》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制《盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。（七）物資報(bào)廢1.對(duì)于已損壞、無(wú)法使用或超過(guò)使用年限的物資，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢原因和物資情況。2.物資管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，由物資管理部門(mén)統(tǒng)一處理，可采取變賣(mài)、捐贈(zèng)等方式，并做好相關(guān)記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案物資管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案物資管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案物資的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等流程是否規(guī)范。3.檔案物資管理人員的工作履職情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)檔案物資管理工作進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案物資管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵崗位進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)違反檔案