PAGE應城檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強應城檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在應城各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應城范圍內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、單位及個人，包括但不限于政府機關、企事業(yè)單位、社會團體等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應城檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映應城各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理應城工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及應城機密、敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門應城設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定應城檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、收集、整理、保管應城范圍內(nèi)各部門、單位移交的檔案，并進行科學分類、編目和數(shù)字化處理。3.建立健全檔案檢索體系，開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為應城各項工作提供檔案支持和服務。4.指導、監(jiān)督和檢查應城各部門、單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓和交流活動。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）各部門、單位檔案管理職責應城各部門、單位應明確專人負責本部門、單位的檔案管理工作，其職責如下：1.負責收集、整理本部門、單位在工作中形成的各類檔案，并按照規(guī)定定期向應城檔案管理部門移交。2.建立健全本部門、單位的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案的真實、完整和安全。3.積極配合應城檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。4.為本部門、單位及其他需要查閱檔案的人員提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍標準應城檔案的收集范圍涵蓋應城各項工作活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于：1.上級機關下發(fā)的與應城工作相關的文件、指示、通知等。2.應城制定的各類政策文件、規(guī)劃方案、會議紀要等。3.應城各部門、單位在履行職責過程中形成的工作報告、統(tǒng)計報表、業(yè)務文件等。4.應城開展的各類項目建設文件，如項目立項批復、可行性研究報告、設計圖紙、施工記錄等。5.應城的重要活動記錄，如會議記錄、活動照片、錄像等。6.應城與其他地區(qū)、單位的往來文件、合作協(xié)議等。7.應城工作人員的人事檔案、工資檔案等。（二）收集要求1.各部門、單位應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍標準，及時、全面地收集本部門、單位工作中形成的各類文件材料。2.對收集到的文件材料，應進行初步篩選，剔除無關或重復的文件，確保收集的文件具有保存價值。3.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則與方法1.整理原則：應城檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法：采用年度機構（問題）保管期限分類法。即先按年度將檔案分為不同年份，再在每個年份內(nèi)按機構（問題）進行分類，最后根據(jù)文件的保管期限分為永久、長期、短期三類。3.編號規(guī)則：為便于檔案的管理和檢索，對每一份檔案應進行編號。編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號方式。全宗號對應城檔案管理部門統(tǒng)一編制，目錄號、案卷號、件號由各部門、單位根據(jù)檔案整理情況自行編制。4.編目要求：檔案整理完成后，應編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準確、完整。四、檔案的保管（一）保管場所要求應城檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合以下要求：1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設施設備，如消防器材、防盜門、防潮劑投放裝置、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境整潔。（二）檔案上架排列檔案應按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。同一類別的檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開排列。（三）檔案保管期限劃分應城檔案保管期限分為永久、長期和短期三類。1.永久保管的檔案：凡是反映應城主要職能活動和基本歷史面貌的，對應城工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映應城一般工作活動，在較長時間內(nèi)對應城工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映應城一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對應城工作有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（四）檔案定期清查應城檔案管理部門應定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況。清查工作每年至少進行一次，清查內(nèi)容包括：1.核對檔案的數(shù)量，檢查檔案是否齊全完整。2.檢查檔案的保管狀況，如檔案是否有破損、褪色、霉變等情況。3.檢查檔案的編號、目錄等是否準確無誤，如有錯誤應及時更正。4.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍：應城檔案的利用范圍包括應城各部門、單位內(nèi)部查閱、應城相關工作參考、對外提供檔案資料等。2.利用方式：檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復制等。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行；借閱檔案應履行必要的審批手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還；復制檔案應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復制費用。（二）利用審批流程1.應城各部門、單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱應城檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)應城檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，還需經(jīng)應城相關領導審批。3.借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.復制檔案時，申請人應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的內(nèi)容和用途，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定進行復制。（三）利用登記與統(tǒng)計檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復制內(nèi)容等。同時，應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織應城檔案管理部門應成立檔案鑒定工作小組，負責檔案鑒定工作的組織和實施。鑒定工作小組由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關專家組成。（二）鑒定標準與方法1.鑒定標準：根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結合應城工作實際，對檔案進行鑒定。鑒定時應重點考慮檔案的內(nèi)容是否重要、是否具有歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素。2.鑒定方法：鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。對于難以確定保管期限的檔案，應組織相關人員進行討論，必要時可征求上級檔案管理部門或?qū)＜业囊庖?。（三）銷毀審批程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報應城相關領導審批。3.根據(jù)審批意見，對需銷毀的檔案進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。（四）銷毀登記與備案檔案管理部門應建立檔案銷毀登記制度，對檔案銷毀情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及數(shù)量、銷毀原因、監(jiān)銷人姓名等。同時，應將檔案銷毀情況報上級檔案管理部門備案。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集與整理1.應城各部門、單位應按照電子檔案管理要求，及時收集本部門、單位工作中形成的電子文件，并進行整理。電子文件的收集范圍應與紙質(zhì)文件一致。2.電子文件整理應遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，按照年度機構（問題）保管期限分類，采用與紙質(zhì)檔案相同的編號規(guī)則進行編號。同時，應建立電子文件元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）電子檔案存儲與備份1.應城檔案管理部門應建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，對電子檔案進行集中存儲。存儲設備應定期進行維護和檢查，確保存儲數(shù)據(jù)的安全。2.電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。備份頻率應根據(jù)電子檔案的重要程度和變化情況確定，一般每月或每季度備份一次。同時，應建立備份數(shù)據(jù)的恢復測試機制，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）電子檔案利用與安全管理1.應城檔案管理部門應建立電子檔案利用系統(tǒng)，為利用者提供便捷的電子檔案查閱、借閱和復制服務。利用電子檔