PAGE學校加分制度會記檔案總則目的為規(guī)范學校加分制度會記檔案的管理，確保檔案的真實性、完整性和規(guī)范性，為學校各項工作的決策、評估提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本校在實施加分制度過程中產(chǎn)生的各類會記檔案，包括但不限于加分申請材料、審核記錄、加分結(jié)果公示文件等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)以及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映加分制度實施過程中的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整規(guī)范原則：全面收集各類相關(guān)檔案資料，按照統(tǒng)一規(guī)范進行整理、歸檔和保管，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護學校和師生的合法權(quán)益。檔案管理職責分工學校管理部門職責1.統(tǒng)籌規(guī)劃：負責制定學校加分制度會記檔案管理的整體規(guī)劃和年度工作計劃，明確管理目標和任務。2.制度建設(shè)：建立健全加分制度會記檔案管理的各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程。3.組織協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)各部門之間在檔案管理工作中的關(guān)系，確保檔案管理工作順利開展。4.監(jiān)督檢查：定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。檔案管理部門職責1.檔案收集：負責收集、整理、分類和歸檔學校加分制度會記檔案，確保檔案資料的齊全完整。2.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的存儲、安全防護等工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.檔案利用：按照規(guī)定為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務，保障檔案的合理利用。4.檔案信息化建設(shè)：推進檔案管理信息化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和水平。加分審核部門職責1.材料審核：負責對加分申請材料進行審核，確保申請材料符合加分制度要求，并出具審核意見。2.審核記錄：詳細記錄加分審核過程，包括審核時間、審核人員、審核意見等，形成審核檔案。3.結(jié)果反饋：及時將加分審核結(jié)果反饋給申請人和相關(guān)部門，并協(xié)助檔案管理部門做好結(jié)果公示等相關(guān)工作。其他部門職責1.配合提供材料：各部門按照加分制度要求，負責提供本部門涉及的加分相關(guān)材料，并確保材料真實有效。2.協(xié)助檔案管理：在檔案管理部門的指導下，協(xié)助做好本部門檔案資料的整理和歸檔工作，配合完成檔案管理的各項任務。檔案收集與整理收集范圍1.加分申請材料：包括學生或教職工提交的各類加分申請表格、證明材料、獲獎證書等。2.審核材料：審核部門在審核過程中形成的審核記錄、評分表、會議紀要等。3.加分結(jié)果材料：加分結(jié)果公示文件、加分匯總表、通知等。4.其他相關(guān)材料：與加分制度實施有關(guān)的其他文件、資料等。收集要求1.及時收集：各部門和相關(guān)人員應按照規(guī)定的時間節(jié)點，及時將加分相關(guān)材料提交至檔案管理部門。2.材料齊全：確保提交的材料完整無缺，能夠充分證明加分事項的真實性和合法性。3.材料真實：所有材料必須真實可靠，嚴禁弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理。整理方法1.分類整理：按照加分類型、時間順序等進行分類，如學業(yè)成績加分、社會實踐加分、競賽獲獎加分等。2.編號標識：為每份檔案材料編制唯一的編號，并在檔案盒、文件夾等顯著位置進行標識，便于查找和管理。3.裝訂成冊：對零散的材料進行裝訂，確保整齊規(guī)范，同時編制材料目錄，注明每份材料的名稱、編號、頁碼等信息。檔案保管保管場所1.專用庫房：設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.環(huán)境要求：庫房溫度應保持在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將整理好的紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對電子檔案的訪問進行權(quán)限管理，確保信息安全。檔案清查1.定期清查：每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.動態(tài)清查：在檔案借閱、使用過程中，及時對檔案進行清查，確保檔案歸還后無缺失、損壞等情況。檔案利用查閱與借閱1.查閱權(quán)限：學校內(nèi)部各部門因工作需要查閱加分制度會記檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱規(guī)定：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.查閱登記：檔案管理部門應對查閱和借閱情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱時間、人員、內(nèi)容等信息。檔案復制1.復制申請：因工作需要復制檔案的，需填寫復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后辦理復制手續(xù)。2.復制要求：檔案管理人員應按照規(guī)定的格式和要求進行復制，確保復制件與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。檔案信息公開1.公開范圍：根據(jù)學校相關(guān)規(guī)定和工作需要，對部分加分制度會記檔案信息進行公開，如加分結(jié)果公示等。公開信息應遵循合法、正當、必要的原則，保護師生的隱私和個人信息安全。2.公開方式：通過學校官網(wǎng)、公告欄等渠道進行公開，確保信息公開的及時性和準確性。檔案鑒定與銷毀鑒定原則1.定期鑒定：定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，確定檔案的存毀。2.綜合評估：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案的價值進行全面評估。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校管理部門、檔案管理部門、加分審核部門等相關(guān)人員組成，負責對檔案進行鑒定。鑒定標準1.永久保存檔案：具有重要歷史價值、法律依據(jù)價值或?qū)W校發(fā)展有重大影響的檔案，如學校加分制度的制定文件、涉及重大加分爭議的處理檔案等。2.長期保存檔案：在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如連續(xù)多年的加分匯總數(shù)據(jù)、重要加分項目的審核記錄等，保存期限一般為[X]年。3.短期保存檔案：保存價值相對較小、利用頻率較低的檔案，如一般性加分申請材料等，保存期限一般為[X]年。銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，編制銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批銷毀：銷毀清單經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，確保檔案徹底銷毀。銷毀記錄應與銷毀清單一同保存。檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.功能需求：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等全過程的電子檔案管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、權(quán)限控制等功能。2.數(shù)據(jù)安全：加強電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取加密存儲、定期備份、防火墻等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。數(shù)據(jù)錄入1.及時錄入：檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)審核：對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)與原始檔案一致，審核通過后的數(shù)據(jù)方可正式存儲。系統(tǒng)維護1.定期維護：定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護，檢查系統(tǒng)運行情況，及時處理系統(tǒng)故障和問題。2.功能升級：根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和實際需求，適時對系統(tǒng)功能進行升級優(yōu)化，提高系統(tǒng)的實用性和便捷性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.自我檢查：檔案管理部門定期對自身工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷提高檔案管理水平。2.相互監(jiān)督：各部門之間應相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的違規(guī)行為及時向?qū)W校管理部門報告。外部監(jiān)督1.接受教育