PAGE公司研究檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研究檔案的管理，確保研究檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮研究檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在研究活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、市場(chǎng)調(diào)研檔案以及與研究相關(guān)的其他資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司研究檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則研究檔案應(yīng)如實(shí)反映研究活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則涵蓋研究活動(dòng)從策劃、實(shí)施到成果總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各類文件材料，確保檔案的全面性。4.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的研究檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司研究檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)研究檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對(duì)各部門研究檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)研究檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)研究檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門研究活動(dòng)中各類文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門研究檔案的管理，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案管理部門做好研究檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目研究過程中各類文件材料的收集、整理和審核工作，確保文件材料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在項(xiàng)目結(jié)束后，按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書等。2.研究過程中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)文檔、會(huì)議記錄、往來(lái)信函等。3.項(xiàng)目中期檢查報(bào)告、年度總結(jié)報(bào)告等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書、專利證書、獲獎(jiǎng)證書等。5.市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目的調(diào)研方案、調(diào)查問卷、調(diào)研報(bào)告等。6.與研究相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集本部門或項(xiàng)目研究活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件材料，確保文件材料的齊全和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類研究檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。例如，科研項(xiàng)目檔案可分為基礎(chǔ)研究項(xiàng)目檔案、應(yīng)用研究項(xiàng)目檔案、開發(fā)研究項(xiàng)目檔案等；市場(chǎng)調(diào)研檔案可分為行業(yè)調(diào)研檔案、產(chǎn)品調(diào)研檔案、消費(fèi)者調(diào)研檔案等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄索引，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目檔案應(yīng)在調(diào)研結(jié)束后[X]周內(nèi)完成歸檔。3.其他研究活動(dòng)形成的檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核通過的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核和登記。3.檔案管理部門按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法對(duì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并編制檔案目錄。4.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案柜，按照檔案編號(hào)順序排列存放，并建立檔案存放位置索引。（三）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性科研項(xiàng)目檔案、重要市場(chǎng)調(diào)研檔案等。3.短期保管保管期限為[X]年的檔案，如一般性的研究報(bào)告、會(huì)議記錄等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱研究檔案。外部單位因合作、交流等原因需要查閱公司研究檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)研究檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及與公司當(dāng)前業(yè)務(wù)的相關(guān)性進(jìn)行審查。2.查詢利用情況查閱檔案利用記錄，了解檔案的利用頻率和利用效果。3.征求意見征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的意見，了解檔案的實(shí)際價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司研究檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息采集與錄入1.對(duì)已歸檔的研究檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等信息錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊用于錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等。2.檔案檢索模塊提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱模塊實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等功能的在線管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）信息安全管理1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)系統(tǒng)用